5 prácticas recomendadas para seguir utilizando Microsoft de forma segura Office 365

Microsoft Office se considera la opción preferida en el espacio de la suite de productividad. El popular software es utilizado por millones de consumidores y empresas alrededor del mundo. También tiene un fuerte control sobre el sector empresarial. Por eso es cada vez más necesario utilizar de forma segura Office 365, las versiones en línea para facilitar la colaboración.

La compañía ofrece una amplia gama de planes personales, comerciales y empresariales. Con cada plan, obtienes acceso a Office aplicaciones OneDrivey más junto con algunas condiciones. Por supuesto, va a crear, editar y almacenar información personal y confidencial utilizando Microsoft Word, Excel, y OneDrive.

Por eso es fundamental reforzar la seguridad durante el proceso de edición, visualización y uso compartido.

En esta publicación, lo guiaré a las cinco prácticas principales para seguir usando Office 365 de forma segura. Aplique estas medidas y no se preocupe por el robo de datos o cualquier uso indebido. Empecemos.

1. Use una contraseña segura y habilite 2FA

Esta es una obviedad. Al crear una cuenta de Microsoft, use la contraseña segura con una combinación de letras, números y caracteres especiales.

Si le preocupa recordarlos, le aconsejo que invierta en un administrador de contraseñas. Hay muchas ofertas capaces como LastPass, Enpass, 1Password, SafeInCloud y más.

Puede usar su generador de contraseñas incorporado y el inicio de sesión automático tanto en iOS como en Android para una experiencia de inicio de sesión sin problemas.

La elección de una contraseña segura es una parte del proceso. Le recomiendo encarecidamente que refuerce la seguridad mediante la autenticación de dos factores.

No opte solo por la verificación del número de teléfono móvil. Ha habido muchos casos en los que los piratas informáticos pudieron acceder a la cuenta de una persona mediante un intercambio de SIM y luego leer la OTP de los mensajes. Twitter El CEO Jack Dorsey es la víctima reciente de tales prácticas.

Utilice aplicaciones 2FA (autenticación de dos factores) que generan códigos aleatorios en un período determinado. Enter ese código después de la pantalla de contraseña. Authy sería mi elección preferida para soporte multiplataforma y capacidades de sincronización.

2. Documentos confidenciales protegidos con contraseña

Para evitar que personas desconocidas abran y accedan a documentos confidenciales, siempre puede proteger los documentos con contraseña utilizando la herramienta de contraseña incorporada.

Word  Contraseña

Haga clic en el menú Revisar de la barra de la cinta, toque Proteger documento y el cuadro de diálogo le permitirá agregar contraseñas y algunas reglas al respecto.

Hablando de reglas, puede agregar una contraseña para ver un documento, establecer otra contraseña para permitir que otros realicen modificaciones en un documento. También se puede evitar que los colegas agreguen comentarios utilizando opciones adicionales.

Word  Contraseña 2

Puede habilitar esa pequeña palanca en la sección de privacidad para ocultar información personal del archivo.

3. Agregue la fecha de vencimiento a OneDrive Compartir enlace

Office 365 aplicaciones integran estrechamente Microsoft OneDrive plataforma en la nube. Bueno, también puedes usar Box y Dropbox, pero te recomendaré OneDrive ya que está integrado de forma predeterminada en Windows 10 y también viene con 1TB de almacenamiento para Office 365 suscriptores.

Cada Word, PowerPoint y Excel El archivo se guarda automáticamente en la plataforma en la nube de Microsoft.

Ahora, al compartir un archivo o carpeta desde el OneDrive aplicación, Microsoft ofrece una forma elegante de agregar fecha y hora de vencimiento a ese enlace compartido.

Comparte Onedrive

Sobre OneDrive Web, al compartir una carpeta, puede tocar Compartir y elegir una fecha de vencimiento establecida. A partir de ahí, seleccione la hora y la fecha para caducar el enlace.

Agregar vencimiento

Sin embargo, las cosas son un poco complicadas en los dispositivos móviles. Siga los pasos a continuación para realizar la misma acción en las aplicaciones de iOS y Android.

Paso 1: Descargar OneDrive e inicie sesión con credenciales y código 2FA.

Paso 2: Navegue hasta la carpeta que desea compartir y toque el menú de tres puntos.

Toca Compartir.

Configuración de enlaces

Paso 3: Seleccione compartir y elija la configuración del enlace.

Activar vencimiento

Etapa 4: Agregue la hora y la fecha para vincular y encienda la palanca.

Como la característica mencionada anteriormente es OneDrive relacionados, puede usar la misma técnica para agregar caducidad a imágenes y videos también.

4. Agregar contraseña a OneDrive Enlaces

La opción dos mencionada anteriormente es la más utilizada cuando desea proteger con contraseña solo un archivo a la vez. Pero si desea compartir de 8 a 10 documentos de una sola vez, es mejor que proteja el OneDrive enlaces con contraseña.

En tales casos, puede cargar todos los documentos en una sola carpeta en OneDrive.

Contraseña

Ahora, abre el OneDrive web, seleccione la carpeta y toque en el menú compartir. En el cuadro de diálogo, seleccione agregar contraseña y luego comparta el enlace de la carpeta.

La persona receptora deberá ingresar una contraseña antes de acceder a los archivos que contiene.

Copiar contraseña

Sé que la solución no es tan personalizable como la opción de sección que te permite bloquear ciertos permisos y ocultar detalles personales. Sin embargo, en general OneDrive way hace el trabajo en términos de una capa de seguridad adicional.

Desafortunadamente, no puede usar la función en aplicaciones móviles. Solo está disponible en OneDrive web.

5. Utilice la biometría en OneDrive

Como habrás adivinado, OneDrive juega un papel central en la Office 365 experiencia.

Ya sea OneNote o Word o Excel, cada uno de ellos guarda el archivo en OneDrive. Por eso es importante mantenerlo seguro mediante el uso de datos biométricos en aplicaciones móviles.

Toque Contraseña

Faceid

Vaya a Configuración> Seguridad y active FaceID o protección de huellas dactilares para iOS y Android.

Disfruta de una caja fuerte Office 365 Experiencia

Microsoft comprende las necesidades de los consumidores y las empresas para mantener sus datos seguros. Es por eso que la empresa ha introducido varias medidas de seguridad en el Office Suite 365.

Recientemente, la empresa anunció Personal Vault para OneDrive, que le permite agregar documentos personales con una capa adicional de seguridad.

A continuación: ¿Se pregunta qué es Personal Vault y desea obtener más información al respecto? Lea la publicación a continuación para ver más detalles.

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