¿Cuántas veces te ha pasado esto? Está tratando de enviar un archivo grande en el que ha estado trabajando, digamos un video o una presentación, o tal vez solo una foto de alta resolución, por correo electrónico. Pero sus correos electrónicos siguen apareciendo sin enviar con un mensaje de error de “archivo adjunto demasiado grande”. No importa cuántas veces lo intente, su proveedor simplemente no le permitirá enviar archivos grandes.

Pero antes de darse por vencido por completo y comenzar a buscar cuánto cuesta entregarle una memoria USB a su cliente, debe saber que no está solo. Las restricciones de tamaño de los archivos adjuntos han obligado a las personas a ser creativas, y sus soluciones han funcionado bastante bien. Entonces, la próxima vez que necesite enviar archivos grandes, pruebe una de estas soluciones.

Cómo comprimir archivos grandes para correo electrónico

Hay dos enfoques básicos para superar las limitaciones del correo electrónico: compresión y alojamiento de terceros. La compresión es la ruta más directa; todavía está enviando el archivo adjunto a un correo electrónico, solo está cambiando el formato del archivo para que sea lo suficientemente pequeño para el límite de tamaño del archivo adjunto. Solo usted y la persona a la que envía su correo electrónico tendrán copias de su archivo.

Hay una serie de formatos de compresión de uso común, pero los archivos ZIP son los más comunes. Los usuarios pueden crear archivos ZIP a partir de archivos fuente de gran tamaño y enviarlos por correo electrónico. El destinatario de un archivo ZIP puede usar el software en su propia computadora para “extraer” el archivo comprimido a su forma original sin pérdida de calidad.

El procedimiento es más o menos el mismo para enviar por correo electrónico cualquier archivo comprimido. Requiere que el remitente y el receptor usen un software compatible para comprimir y extraer el archivo en cuestión. Elegir el formato de compresión incorrecto para enviar archivos comprimidos por correo electrónico puede causar problemas en el futuro.

Una forma de afrontar este problema es utilizar un compresor/extractor multiformato. Betterzip está diseñado específicamente para hacer que la compresión y la extracción sean tan simples como arrastrar y soltar, independientemente del formato. Si va a enviar archivos grandes por correo electrónico, es imprescindible.

Compartir archivos de forma segura con otros

La franqueza y la seguridad de la compresión la convierten en una buena opción para la comunicación uno a uno. Pero cuando intenta transferir archivos grandes a varios destinatarios, las cosas pueden complicarse. Recibir un mensaje de correo electrónico que dice “oye, no pude abrir ese archivo adjunto” una vez es molesto, pero recibirlo una docena de veces es exasperante.

Para sortear los desafíos que plantean los grupos grandes, muchas personas han optado por el alojamiento de terceros. Esto puede tomar una variedad de formas. Pero la idea básica es que subas tu archivo, en su forma original, a un servicio de alojamiento en línea, ya sea indefinidamente o por un período de tiempo determinado. Cuando desea compartir el archivo con otra persona, le otorga permiso para acceder y descargar el archivo desde ese servicio de alojamiento. Sin compresión, sin correo electrónico.

Las opciones para compartir archivos de forma segura van desde servicios a corto plazo como WeTransfer hasta Google Drive, efectivamente permanente y basado en la nube. Pero esta gama de opciones puede ser un inconveniente. Si necesita ayuda para realizar un seguimiento de dónde están alojados sus archivos y con quién se comparten, Dropshare puede ayudarlo. Disponible a través de Setapp, Dropshare es un administrador todo en uno para compartir archivos que se sincroniza con proveedores populares y también ofrece un servicio de alojamiento propietario.

Comparte lo que quieras

Si trabaja habitualmente con videos y otros tipos de archivos pesados, sabe lo importante que es poder pasar versiones de un lado a otro con sus colaboradores. No permita que las restricciones de tamaño de los archivos adjuntos le impidan hacer lo que mejor sabe hacer. Con la compresión y el alojamiento en línea de su lado, no tendrá que hacerlo.