Cómo aplicar la política de retención de buzones compartidos en Office 365

Si tu quieres saber cómo aplicar la política de retención de buzones compartidos en Office 365, entonces lea esta publicación. Una política de retención es una colección de etiquetas de retención que definen cómo se conservan las carpetas y los elementos individuales (como el correo electrónico y el correo de voz) en el buzón compartido en Office 365 antes de ser archivado o borrado permanentemente. Muchas organizaciones comerciales requieren la retención proactiva del contenido de sus buzones por motivos de cumplimiento. Las políticas de retención ayudan a gestionar los riesgos relacionados con la pérdida de información que puede causar complicaciones legales.

Cómo aplicar la política de retención de buzones compartidos en Office 365

Para aplicar una política de retención a un buzón de correo compartido, debe crear etiquetas de retención y una nueva política de retención, adjuntar las etiquetas a la política y luego aplicar la política al buzón de correo compartido.

Así es como puedes aplicar una política de retención de buzones compartidos en Office 365 :

  1. Inicie sesión en el Centro de administración de Exchange.
  2. Cree etiquetas de retención personales.
  3. Cree una nueva política de retención.
  4. Adjunte etiquetas personales a la política de retención.
  5. Aplicar la política de retención al buzón compartido.

Veamos esto en detalle.

1]Inicie sesión en el Centro de administración de Exchange

Inicie sesión en el Centro de administración de Exchange (https://outlook.office365.com/ecp) con sus credenciales de administrador.

Consejo: Use su navegador en modo privado/incógnito para acceder a su Exchange admin cuenta. Esto evitará que el navegador seleccione automáticamente sus credenciales actuales mientras se le dirige al sitio.

2]Crear etiquetas de retención personales

Una etiqueta de retención puede ser una de las siguientes Tres tipos :

  1. Etiqueta de política predeterminada (DPT): se aplica automáticamente a todo el buzón.
  2. Etiqueta de política de retención (RPT): se aplica automáticamente a una carpeta predeterminada (Bandeja de entrada, Elementos enviados, etc.), y
  3. Etiqueta personal – aplicado manualmente por los usuarios a elementos y carpetas individuales.

Con una etiqueta personal, puede crear una excepción a una etiqueta de política predeterminada o una etiqueta de política de retención. Para examplesi un DPT dice eliminar todos los elementos en 5 años, puede crear una excepción para que las ‘notificaciones’ se eliminen en 7 días, utilizando la etiqueta personal.

Para crear una etiqueta personal, siga estas instrucciones:

  1. Haga clic en gestión de cumplimiento en el panel izquierdo del panel del Centro de administración de Exchange.
  2. Luego haga clic en etiquetas de retención pestaña en la parte superior de la página.
  3. Verá una lista de etiquetas de retención existentes. Haga clic en el más (+) icono en la parte superior de esta lista.
  4. Seleccione aplicado por los usuarios a elementos y carpetas (personal) en el desplegable que aparece.
  5. Enter Nombre , acción de retención, y Periodo de retención para la etiqueta en el nueva etiqueta aplicada por los usuarios a elementos y carpetas (personal) ventana.
  6. Haga clic en el Ahorrar botón.

Del mismo modo, puede crear más etiquetas para adjuntarlas a la política de su buzón compartido.

¿Cuál es la diferencia entre Microsoft Office y Microsoft 365?

3]Crear una nueva política de retención

  1. Ve a la políticas de retención pestaña que aparece en la parte superior de la página de gestión de cumplimiento. Verá una lista de políticas existentes.
  2. Haga clic en el más (+) icono para crear una nueva política.
  3. Enter una adecuada Nombre para la política.
  4. Adjunte una o más etiquetas a la política (como se describe en la siguiente sección).
  5. Haga clic en el Ahorrar botón.

Instale la Consola de administración de directivas de grupo en Windows 11/10.

4]Adjunte etiquetas personales a la política de retención

  1. En la ventana de política de retención, haga clic en el icono más (+). Esto abrirá un seleccionar etiquetas de retención ventana, mostrando una lista de etiquetas disponibles.
  2. Seleccione la(s) etiqueta(s) personal(es) que ha creado y haga clic en el Agregar botón.
  3. Luego haga clic en el OK botón.

5]Aplicar la política de retención al buzón compartido.

  1. En el panel izquierdo de tu Exchange admin cuenta, haga clic en destinatarios .
  2. Luego haga clic en el compartido pestaña en la parte superior. Verá una lista de los existentes buzones compartidos .
  3. Haga doble clic en el buzón compartido al que le gustaría aplicar la política.
  4. Haga clic en características del buzón en el panel izquierdo.
  5. Seleccione la política usando el Política de retención desplegable.
  6. Haga clic en el Ahorrar botón.

Notas:

  1. Solo los administradores pueden crear y aplicar políticas de retención a los buzones de correo compartidos en Office 365.
  2. Se requiere tener al menos 10 MB de datos en los buzones antes de que se les puedan aplicar políticas de retención.
  3. Una política de retención suele tardar hasta 7 días en entrar en vigor.
  4. Puede crear una o más etiquetas de retención, pero aplicar solo una política de retención a un buzón a la vez. Por lo tanto, vincule todas las etiquetas que desea aplicar al buzón a una única política de retención.

Sí. Puede aplicar una política de retención a un buzón compartido mediante el características del buzón opción. Esto se puede encontrar haciendo doble clic en el buzón compartido debajo del compartido pestaña en el destinatarios sección de la Bolsa admin centro. Tenga en cuenta que solo se puede aplicar una política a un buzón a la vez. Por lo tanto, debe vincular todas las etiquetas necesarias a una única política que aplicará al buzón.

¿Cómo cambio la política de retención predeterminada en Office 365?

La política de retención predeterminada, también conocida como política MRM (Messaging Records Management), es una colección de etiquetas de política predeterminadas que se aplica automáticamente a un nuevo buzón en Office 365. Puede cambiar esta política si tiene derechos de administrador. Para hacerlo, inicie sesión en su Exchange admin cuenta central y navegue hasta gestión de cumplimiento > políticas de retención . Luego seleccione Política de MRM predeterminada y haga clic en el icono de edición (lápiz) que se muestra en la parte superior de la lista de políticas de retención. Realice los cambios requeridos y haga clic en el Ahorrar botón.

¿Cómo aplico una política de retención en Office buzón 365?

Puede aplicar una política de retención a un solo buzón o a varios buzones en Office 365 utilizando el intercambio admin centro . Para aplicar una política de retención a un solo buzón, vaya a Destinatarios > Buzones . Luego seleccione el buzón deseado y haga clic en el editar icono en la parte superior. Haga clic en Buzón caracteristicas a la izquierda. Seleccione una política de retención utilizando el menú desplegable disponible y haga clic en Ahorrar botón. Para aplicar una política de retención a varios buzones, seleccione varios buzones con el Cambio o Control llave. Luego seleccione Más opciones > Política de retención > Actualizar . Después de esto, seleccione la política deseada en Política de retención de asignación masiva y haga clic en el Ahorrar botón.

Leer siguiente: Cómo restablecer y reparar Office aplicaciones en Windows 11/10.

Related Posts