Cómo archivar automáticamente correos electrónicos en Outlook

Microsoft Outlook es lo mas solución de correo electrónico popular entre empresas y empresas . Cuando se trata de consumidores, Outlook va por detrás de Gmail. El valor por defecto Outlook el correo viene con 15 GB de espacio para llenar. Con la cantidad de promociones bancarias o de marketing y otro material basura que recibimos, es bastante fácil perder de vista esos correos electrónicos importantes. Puede evitar la situación archivando los correos electrónicos menos necesarios y eliminando los correos promocionales y no deseados.

Si tu Outlook La bandeja de entrada se siente lenta o funciona de manera extraña, entonces necesita archivar o eliminar correos electrónicos irrelevantes. El archivo manual de correo electrónico puede ser un proceso lento y agotador.

Microsoft ofrece una función de Bandeja de entrada enfocada, pero se limita a filtrar correos electrónicos relevantes para el usuario. Otra adición útil es Outlook Reglas. Es Outlookversión de IFTTT. Con Reglas, uno puede crear múltiples automatizaciones para mover ciertos correos electrónicos para archivar o eliminar la sección de correos.

En esta publicación, lo guiaremos a través de Outlook Función de reglas, y crearemos algunas reglas para archivar automáticamente los correos electrónicos desde Outlook. La publicación también cubrirá otra Outlook truco adicional para cancelar la suscripción de correos electrónicos irrelevantes de un solo lugar. Empecemos.

Crear regla de archivo automático desde el correo electrónico

El Outlook La función de reglas solo está disponible para Outlook Mac, Windows y Web. No puede acceder a la función Reglas en un dispositivo móvil. Para esta publicación, usaremos el Outlook web, ya que funciona igual en todas las plataformas.

Paso 1: Abierto Outlook web e inicie sesión con las credenciales de la cuenta de Microsoft.

Paso 2: Seleccione un correo electrónico irrelevante y ábralo.

Paso 3: Toque el menú de tres puntos y seleccione Crear regla.

Etapa 4: Cree una regla para mover los mensajes del remitente a la carpeta Archivo.

Correo de archivo automático

Después de eso, todos los correos electrónicos del remitente se moverán directamente a la bandeja de entrada archivada. Aún puede acceder a ellos desde el menú Archivo en las carpetas.

Crear reglas de archivado automático desde Outlook Ajustes

El truco mencionado anteriormente mueve todos los correos electrónicos del remitente a los elementos de archivo. ¿Qué pasa si alguien quiere archivar correos electrónicos con ciertos temas o palabras clave del cuerpo del mensaje?

Para exampleEstoy agotado por las ofertas de préstamos, las actualizaciones de Coronavirus o cualquier otra basura de marketing de mi banco. Sin embargo, el estado de cuenta mensual de mi cuenta bancaria y las facturas de las tarjetas de crédito son algo que consulto con regularidad. Si tiene una preferencia similar sobre temas o materias, siga los pasos a continuación para configurar algunas reglas.

Paso 1: Abierto Outlook web y dirígete a Configuración.

Paso 2: Ver todo Outlook configuración, y aparecerá el menú de configuración dedicado.

Paso 3: Seleccione la opción Reglas y seleccione Agregar nueva regla.

Outlook  reglas

Etapa 4: Llamemos Reglas bancarias y agreguemos una condición.

Paso 5: Agregue palabras clave que ya no son relevantes para usted, he agregado los términos del mensaje como Préstamo, EMI, etc.

Se creó la regla de archivo automático

Paso 6: Cree una regla para mover todos los correos electrónicos a la carpeta Archivo y presione guardar.

Ahora, cada vez que reciba correos electrónicos con palabras clave de préstamo, EMI o importantes, se moverán automáticamente a la carpeta Archivo.

Creemos otra regla útil. ¿Debemos? Todas las empresas envían correos electrónicos relacionados con el coronavirus a los usuarios. Si bien aplaudo sus esfuerzos, a veces se cansa leer noticias sobre el virus mortal a diario. Con la ayuda de Outlook Reglas, puede archivar automáticamente esos correos antes de que capten su atención.

Paso 1: Abierto Outlook web y vaya a Configuración> Correo> Reglas.

Paso 2: Démosle a la nueva regla el nombre ‘Coronavirus’ y agreguemos condiciones.

Reglas de archivo automático

Paso 3: Agregue condiciones como si el cuerpo del mensaje incluye la palabra clave (como virus Corona o COVID-19) y luego mueva esos correos electrónicos a la carpeta Archivo.

He creado docenas de Outlook Reglas. Es una función poderosa y las posibilidades son infinitas. Así es como lo uso. Siempre que estoy de viaje de vacaciones, creo una regla para mover todos los correos electrónicos entrantes a una carpeta “Durante el viaje” para asegurarme de que nunca me interrumpan durante el tiempo familiar.

Reglas creadas

Algunas empresas imprecisas siguen enviando correo no deseado en mi Outlook Bandeja de entrada. No me dejan otra opción que crear una regla de eliminación automática para eliminar esos correos electrónicos.

Cancelar la suscripción de remitentes de correo electrónico

La función de archivo automático es útil cuando desea mantener limpia la bandeja de entrada de correos electrónicos falsos. Pero si desea dejar de recibir correos electrónicos del remitente por completo, debe usar la función de cancelación de suscripción del correo electrónico.

Sin embargo, encontrar ese pequeño botón para cancelar la suscripción en cada correo puede llevar mucho tiempo y ser aburrido. Afortunadamente, con Outlook Web, puede ver todos los remitentes de correo electrónico con un botón para darse de baja en un solo lugar.

Paso 1: Abierto Outlook web y dirígete a Configuración.

Paso 2: Vaya a Correo> Suscripciones.

Paso 3: Aquí, verá la lista de remitentes de correo electrónico con un gran botón para cancelar la suscripción.

Outlook  darse de baja

Etapa 4: Cancele la suscripción a los innecesarios del menú y también puede tocar el menú de tres puntos para bloquear al remitente.

Utilizo esta función una vez cada trimestre para eliminar los correos electrónicos irrelevantes de la lista.

Mantenga limpia la bandeja de entrada de su correo electrónico

Microsoft Outlook incluye una excelente función de Reglas. Puede usarlo para eliminar automáticamente, archivar automáticamente los correos entrantes, moverlos a diferentes carpetas durante un tiempo determinado e incluso cancelar la suscripción del remitente innecesario desde el menú único. Ha mejorado mi experiencia con el correo electrónico en una milla. Cómo planeas usar Outlook ¿Reglas? Habla en la sección de comentarios a continuación.

A continuación:

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