Cómo compartir archivos usando iCloud Drive

Una vez que comprenda cómo funciona, y conozca la secuencia correcta de pasos a seguir, entonces compartir archivos con iCloud Drive es tremendo cuando está funcionando. Es solo que configurarlo es sorprendentemente confuso, así que analicémoslo.

Esto debería ser más fácil de lo que es. Sin embargo, si Apple hace que sea un poco incómodo compartir documentos o archivos con otras personas, y aún así no le permite compartir una carpeta, al menos es posible. Una vez que está configurado, es incluso fluido y ni usted ni sus colaboradores tendrán que pensar en dónde está el archivo o quién lo actualizó más recientemente.

O al menos, todo esto es cierto si el archivo que desea compartir está en iCloud Drive. Y si todas las personas con las que quieres colaborar usan iCloud.

En la práctica, eso es un problema un poco menor de lo que imaginas. Si usted es principalmente un usuario de iOS y también lo es el resto de su equipo, todos ya están usando iCloud Drive, ya sea que lo sepa o lo piense. Si es un usuario de Mac que desea hacer esto, las cosas se complican un poco más porque debe asegurarse de colocar el documento en su iCloud Drive.

Y si está trabajando con un grupo de usuarios de PC, debe buscar alternativas como buzón . Puede hacer que usen Pages u otras aplicaciones de Apple a través de iCloud.com y eso les daría acceso a sus archivos. Sin embargo, a pesar de lo buenas que son esas aplicaciones en línea, no querrá usarlas en favor de las aplicaciones de Mac o iOS, por lo que tampoco puede esperar que sus colegas de Windows las cambien.

Lo que puede hacer en esa situación es crear una carpeta compartida en Dropbox para que cualquier persona, independientemente del dispositivo y de la aplicación, pueda compartir los documentos. Solo que, sin cambiarse a una suscripción comercial paga de Dropbox, no obtiene la misma capacidad para que varias personas trabajen en un documento al mismo tiempo, pero este es un tema para otro día.

¿Es realmente necesario su viaje?

A veces, desea que todos estén trabajando en el mismo documento al mismo tiempo. Tienes que estar haciendo una verdadera colaboración. Sin embargo, otras veces, es suficiente que las personas simplemente agreguen contenido a un documento grupal de vez en cuando. Incluso puede ser suficiente que solo puedan ver el contenido del archivo sin tener que editarlo.

El uso compartido de iCloud de Apple maneja bien eso último, ya que le brinda la opción de elegir si las personas con las que comparte un documento pueden hacer algo más que leerlo. No obstante, si tiene una situación en la que alguien simplemente necesita saber dónde se encuentra con un documento, piense en enviárselo por correo electrónico.

Ahora tenemos AirDrop para enviar fácilmente archivos a alguien cerca de ti. Tenemos Mail Drop, lo que significa que puede enviar por correo electrónico documentos individuales de hasta 5 GB a las personas.

Sin embargo, si hablamos en serio de que solo puede enviar documentos por correo electrónico de vez en cuando, sabe que puede terminar en confusión. Al menos con el uso compartido de archivos de iCloud, no hay duda de cuál es la última versión o quién la tiene.

El principio es el mismo

La forma en que comparte archivos desde iCloud Drive varía ligeramente entre iOS y Mac, pero el principio es exactamente el mismo en ambos. Encuentras tu archivo, eliges Compartir y luego especificas con quién lo estás compartiendo.

Recuerda que tu archivo tiene que estar en iCloud Drive y recuerda que no puedes hacer esto con una carpeta. Ni siquiera puede seleccionar dos o más archivos y compartirlos. Es un archivo a la vez, tan tedioso como eso.

En iOS

Abre el archivos aplicación en su iPhone o iPad. Los archivos se abren en el punto en el que se encontraba la última vez que los usó, por lo que es posible que ya esté en el lugar correcto para lo que desea compartir. Sin embargo, para asegurarse, toque el botón Navegar icono en la parte inferior derecha y luego, si se le muestra una lista de Ubicaciones toque en Unidad de iCloud .

En iOS, busque el archivo, toque para seleccionar Compartir en la ventana emergente, luego elija Agregar personas

Este podría ser un territorio desconocido si está más acostumbrado a abrir y guardar documentos dentro de aplicaciones como Pages. La mayoría de las aplicaciones que usan iCloud Drive guardarán sus documentos en su propia carpeta dentro de este. Entonces, si lo que necesita compartir es una hoja de Números, comience buscando la carpeta de Números y abriéndola.

Cuando encuentre el documento que desea compartir, manténgalo presionado por un momento. Cuando aparezca una ventana emergente con comandos, incluirá uno llamado Cuota – pero es posible que aún no puedas verlo. En un iPhone, especialmente, puede haber suficientes comandos de este tipo que no se pueden mostrar todos a la vez. En ese caso, Cuota siempre está en el segundo grupo. Toque la flecha a la derecha de la ventana emergente y obtendrá este segundo conjunto de comandos.

Luego toca Cuota y obtienes una hoja de compartir de iOS normal. Es casi como si Apple quisiera enviar AirDrop o enviar archivos por correo electrónico en lugar de compartirlos, porque eso es lo que verá primero.

Sin embargo, en la parte inferior de la hoja para compartir, hay una fila de acciones que puede realizar con el archivo. Puede cambiarlos y reordenarlos, pero de forma predeterminada, Añadir personas estará en los que puedes ver. Si no es así, ha seleccionado una carpeta o necesita deslizar el dedo para llegar a Añadir personas .

Cuando lo encuentre, tóquelo y obtendrá una nueva pantalla para invitar a las personas a tener este documento que desea compartir con ellos. Esta es una sección torpe del proceso porque si va a enviar una invitación a alguien, presumiblemente lo hará a través de una aplicación de mensajería. Sin embargo, además de otros como Mail, Message, Slack o Facebookse le brindan opciones para aplicaciones que son exclusivamente para usted.

Puede invitar a personas por correo electrónico, mensajes o más.  Sin embargo, asegúrese de establecer las restricciones en Opciones para compartir.

Depende de las aplicaciones que hayas instalado, pero en este example, ninguna de las que puedes ver en la página es en realidad para enviar invitaciones. Pocket e Instapaper son aplicaciones de lectura posterior que utiliza para guardar artículos, por ejemplo, mientras que OmniFocus es una aplicación de tareas pendientes y DEVONthink es una herramienta de investigación.

Deslice el dedo por esas aplicaciones hasta que vea Correo, Mensajes o cualquier otra forma que tenga para enviar invitaciones a las personas.

no invites a nadie

A veces, sin embargo, no sabes a quién debes invitar. A veces, necesita poder enviar un correo electrónico a un grupo de colegas y preguntar quién quiere participar en esta hoja de cálculo suya de Fantasy Football. En ese caso, lo que necesita no es una forma de invitar a la gente, sino un enlace al documento. Un enlace que luego puedes enviar a cualquier persona, de cualquier manera.

Así que es bueno que siempre haya una opción aquí llamada Copiar enlaces . Por lo general, se encuentra al final de la fila de aplicaciones y es exactamente lo que desea. Simplemente no parece que lo sea.

tocando Copiar link , no copia el enlace a su documento. En cambio, abre un mensaje básico que comienza Para: y solicitándole direcciones de correo electrónico o números de teléfono.

Ignóralo y simplemente toca el botón marcado Copiar link que ahora está arriba a la derecha. Tocar eso cierra la ventana similar a un mensaje y lo regresa a la aplicación Archivos, pero con el enlace en su portapapeles.

Desafortunadamente, el enlace que acabas de copiar no funcionará. No por defecto.

Esta función está predeterminada para permitir el acceso solo a las personas que invite específicamente a través de compartir. Para hacer Copiar link trabajo, tienes que permitir eso primero. En la pantalla que muestra una fila de íconos de aplicaciones para compartir, también hay una línea en la parte inferior llamada Opciones para compartir . Toque eso, luego en el Quién puede acceder sección, toque en Cualquiera con el link .

Aquí también es donde puede decidir cuánto acceso tiene alguien. Tus elecciones son solo Puede hacer cambios que es el predeterminado, y Sólo vista .

Tiene sentido tener estos límites de acceso y, de hecho, iOS intenta explicarlo. En el Copiar link sección, hay un mensaje en la pantalla que dice “Solo las personas que agregue podrán acceder a este documento”. Sin embargo, está en gris, está ubicado en el medio de la pantalla cuando tu mirada se dirige hacia la parte superior.

Y no hay forma de hacer nada al respecto desde aquí. Tienes que cancelar y empezar de nuevo.

Compartir desde la Mac

Recuerda que solo puedes compartir documentos o cualquier archivo mientras esté en iCloud Drive. Encuentre su documento allí, selecciónelo y haga clic en el Cuota en la ventana, o haga clic con el botón derecho y selecciónelo en el menú emergente.

Entonces escoge Añadir personas y obtienes lo que se parece mucho a la misma opción en iOS.

En Mac, puede hacer clic en el ícono Compartir en la ventana o hacer clic con el botón derecho en el archivo y elegirlo del menú emergente

Hay una serie de formas de invitar a las personas, que nuevamente pueden incluir aplicaciones que no son de mensajería. También hay un Compartir opciones sección.

Si va a invitar a alguien por correo, mensaje o lo que sea, entonces todo es realmente igual que en iOS y puede continuar.

Cuando solo desea copiar el enlace a este archivo, las cosas son diferentes e irritantes. mientras hay un Copiar link opción, puede hacer clic en él todo lo que quiera, no va a copiar el enlace, a menos que ya haya configurado Compartir opciones para permitirlo

A menos que lo haya hecho, la primera vez que haga clic en Copiar link obtienes una nueva sección que es similar a la Para: parte en iOS, excepto que aquí se llama Agregar: .

Tienes que poner una dirección de correo electrónico o un número de teléfono aquí. Tienes que. Tampoco puede ser su propia dirección de correo electrónico, o al menos no la asociada con esta cuenta de iCloud. Sólo cuando ha ingresado una dirección hace un Cuota el botón esté disponible.

Cuando elige Copiar enlace, debe ingresar una dirección o especificar en Opciones para compartir que cualquiera puede abrir el archivo.

Haga clic en eso y nada parece suceder. A pesar de verse obligado a agregar una dirección o un número de teléfono, no se envía ningún correo electrónico ni mensaje. Pero el enlace se copia en el portapapeles, puede enviárselo a cualquier persona, y solo la persona nombrada puede abrirlo.

Quién está ahí

Después de hacer todo esto, ya sea en macOS o iOS, tiene un archivo que ha compartido con una o más personas. En la Mac, si tiene el Finder en la vista de iconos, verá las palabras “Compartido por mí” escritas debajo del nombre del archivo.

Después de compartir cualquier documento, puede ver quién tiene acceso —  y revocar eso si es necesario

En cualquier vista del Finder, puede elegir un archivo, hacer clic en Cuota y ahora donde había un Añadir personas opción, en su lugar obtienes una Mostrar personas en lugar de.

En iOS, la aplicación Archivos mostrará las mismas palabras junto a la última fecha de modificación del archivo.

Torpe pero bueno

Esta no es la parte más fluida de macOS o iOS. El hecho de que necesite conocer las opciones para compartir y que no pueda acceder a ellas después de haber elegido Copiar enlace es una tarea. El hecho de que tengas que ingresar la dirección de correo electrónico de alguien en la Mac, incluso cuando no crees que vayas a usarla, es simplemente desconcertante.

Y luego está el hecho de que esto solo funciona con archivos individuales. Ese es el verdadero dolor real aquí, la forma en que no puedes compartir una carpeta con alguien.

Sin embargo, para el archivo extraño, poder tener a cualquier persona que elija trabajar en el mismo es una bendición. Una vez que está configurado y han aceptado la invitación, funciona muy bien.

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