Cómo crear un flujo desde cero

Microsoft Flow es un sistema basado en disparadores para crear flujos de trabajo automatizados. Hay muchas plantillas disponibles, pero si no se ajustan a sus necesidades, aquí le mostramos cómo crear un nuevo Flow desde cero.

Necesitará un plan gratuito o de pago para usar Flow, así que continúe y registrarse para uno si aún no lo has hecho. Dirígete al Office Lanzador de aplicaciones 365 (los nueve puntos en la esquina superior izquierda) y haga clic en Flujo para iniciarlo.

Paso uno: cree un nuevo flujo

La página principal te lleva directamente a las plantillas, pero vamos a crear un flujo desde cero, así que haz clic en “Mis flujos” en el menú del lado izquierdo.

El menú lateral que muestra

Si nunca antes ha creado un flujo, esta página estará en blanco; de lo contrario, contendrá los flujos que haya creado anteriormente. Haga clic en Nuevo> Crear desde cero para iniciar un nuevo flujo desde cero.

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Se le dará la opción de comenzar desde un activador popular, pero vamos a comenzar desde nada, así que haga clic en el botón “Crear desde un espacio en blanco”.

El botón Crear desde blanco

Paso dos: seleccione un activador

En este punto, tendrá que seleccionar un disparador para iniciar su flujo. Puede buscar un servicio en particular o elegir uno de la lista. Haga clic en la flecha hacia abajo debajo de las dos filas de iconos para ver todos los servicios disponibles.

Las opciones de búsqueda y expansión del disparador


Vamos a configurar un flujo simple que envía un correo electrónico cuando cualquier archivo en una carpeta específica en OneDrive es modificado. Esto es útil si ha compartido una carpeta con alguien y desea saber cuándo ha cambiado algo en la carpeta. Para configurar este flujo, debemos seleccionar una acción de activación, que es una OneDrive modificación de archivo. Empiece haciendo clic en el OneDrive Servicio.

Asegúrate de haber hecho clic a la derecha. OneDrive”Hay”OneDrive”(Que se incluye con Office 365 suscripciones) y “OneDrive for Business ”(que se incluye con los planes de negocios). Cuando haces clic en el OneDrive servicio, tendrás que iniciar sesión en Office 365 de nuevo para asegurarte de que sigues siendo tú. Una vez que haya iniciado sesión, aparecerá una lista de OneDrive Se muestra disparadores. Estamos buscando el disparador “Cuando se modifica un archivo”, que está hacia la parte inferior.

El

Haga clic en “Cuando se modifica un archivo” para abrir las opciones de este activador. La única opción requerida es seleccionar la carpeta que contiene los archivos que desea monitorear, así que haga clic en el ícono de la carpeta.

Un cuadro de diálogo mostrará el OneDrive estructura de archivo, comenzando con “Root”. Puede seleccionar esto si desea que se le notifique cada vez que cualquier archivo en OneDrive se modifica, o puede hacer clic en la flecha junto a Raíz para explorar su OneDrive estructura de carpetas y seleccione la carpeta que desea supervisar.

El OneDrive Carpeta raíz y flecha de exploración de carpetas

Hemos elegido nuestra carpeta / How-To Geek.

Paso tres: seleccione una acción para realizar

Ese es el disparador ordenado, por lo que ahora debemos seleccionar una acción para realizar. Haga clic en “Nuevo paso” para abrir las opciones nuevamente.

El botón Nuevo paso


Queremos enviar un correo electrónico cada vez que se modifique un elemento en la carpeta How-To Geek, por lo que debemos seleccionar el Outlookservicio .com. Hay muchos servicios para elegir (y, lamentablemente, no están en orden alfabético), así que ponga “Outlook”Como término de filtro y elija el Outlookservicio .com.

Buscar Outlook y seleccione Outlook.con

Seleccione la acción “Enviar un correo electrónico”.

La acción

Esto abre las opciones de “Enviar un correo electrónico”. Puede comenzar a ver cómo va tomando forma el flujo, con un disparador en la parte superior y acciones en la parte inferior.

Las opciones de acción

Agregue la dirección de correo electrónico a la que desea enviar el correo electrónico en el campo “Para”. Al hacer clic en el cuadro “Asunto”, notará que aparece un panel de “Contenido dinámico” a la derecha. Esto le brinda la opción de agregar una línea de asunto al correo electrónico en función del archivo que se ha modificado. Queremos que la línea de asunto diga “[file name] ha sido modificado, “donde”[file name]”Se reemplaza con el nombre del archivo. Para hacer esto, haga clic en “Nombre de archivo” en el panel “Contenido dinámico”.

La opción de contenido dinámico

Aparecerá “Nombre de archivo” en la línea “Asunto”. Agregue el texto “ha sido modificado” (sin olvidar poner un espacio antes de la palabra “tiene”).

El campo Asunto con contenido y texto dinámicos

También queremos facilitar la búsqueda del archivo, por lo que en la línea “Cuerpo”, vaya al panel “Contenido dinámico” nuevamente y haga clic en “Ruta del archivo” para agregarlo al cuerpo. El flujo está completo ahora, así que haga clic en Guardar.

El campo Cuerpo con contenido dinámico y el botón Guardar

Paso cuatro: pruebe el flujo

El siguiente paso es probar el flujo. Haga clic en la opción Prueba en la esquina superior derecha.

La opción de prueba


En el panel “Flujo de prueba” que se desliza hacia afuera, haga clic en “Realizaré la acción de activación” y haga clic en “Guardar y probar”.

Las opciones de Flujo de prueba y el botón Guardar

Ahora, dejando la pestaña con su flujo abierta, vaya a la carpeta en la que está monitoreando OneDrive y realizar un cambio en un archivo (puede hacerlo en el OneDrive aplicación web o OneDrive en tu ordenador). Guarde el cambio y vuelva a la pestaña donde está abierto Flow. Verá un mensaje que le indicará que el flujo se ha ejecutado correctamente.

Mensaje

Cuando revise su correo electrónico, verá que se le ha enviado una alerta por correo electrónico, con la línea de asunto que muestra el nombre del archivo y el texto que agregó, y el cuerpo muestra la ruta del archivo.

La alerta de correo exitosa

Este es un flujo simple, por supuesto, pero puede agregar múltiples activadores y acciones en una amplia gama de servicios, así como usar variables, configurar criterios de aprobación, enrutar datos a grupos de seguridad específicos en Office 365 y mucho, mucho más. Microsoft agrega nuevas características con regularidad y, si bien muchas de estas características están dirigidas a usuarios comerciales (y solo están disponibles en planes comerciales), muchas de ellas también están disponibles y son útiles para el usuario doméstico.

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