Cómo Crear Una Base De Datos En Access

Si nos gusta coleccionar películas, libros, discos, juegos o cualquier otro producto cuyo número puede llegar a ser muy elevado o si queremos gestionar nuestro negocio y no encontramos una aplicación que cumpla nuestras necesidades , no necesitamos seguir buscando más. Lo mejor que podemos hacer es crear nuestro propio pase de datos utilizando uno de los programas más potentes y fáciles de usar del mercado como es Microsoft Access.

Microsoft Access es uno de los menos conocido Office aplicaciones, una aplicación que siempre ha pasado desapercibida entre Word, Excely PowerPoint. Y no ha pasado desapercibido porque es una aplicación compleja de usar si no hemos trabajado previamente con bases de datos, que lo es, sino porque su función, la de crear bases de datos, no está muy demandada. Antes de mostrar cómo podemos crear una base de datos, debemos tener claro una serie de conceptos básicos.

Acceder a lo básico

Como comentaba al principio de este tutorial, si no tenemos conocimientos de Access ni de bases de datos, adentrarse en Access puede resultar frustrante sin una base que nos permita saber para qué sirve cada una de las funciones y elementos que forman parte de él. de una base de datos.

Los conceptos que debemos conocer en Access son los siguientes.

registros . Un registro en Access es la unidad de información más pequeña que se puede componer de varios datos y valores.
los campos . Un campo en Access es el nombre del dato que queremos introducir para reconocerlo sin acceder al contenido de la tabla. Si queremos crear una tabla con nombres y apellidos, tendremos que crear el campo Nombre y el campo Apellidos.
Mesas . Los registros se almacenan en tablas. Las tablas son lo primero que debemos crear para empezar a almacenar información. Las consultas, los formularios y los informes extraen datos de las tablas.
consultas . Que bien podemos deducir del nombre, las consultas son filtros que podemos aplicar a las tablas para encontrar lo que buscamos.
formularios . Un formulario es la representación de las tablas con la interfaz gráfica que queramos, interfaz que podemos crear desde el asistente o manualmente.
informes . Un informe es la representación limpia de los resultados de las consultas. Es el equivalente de formularios a tablas.

A crear una base de datos , solo necesitamos crear una tabla y una consulta para hacer búsquedas. Estos elementos no son necesarios, pero nos permitirán darle un aspecto más visual y facilitar estética y funcionalmente la entrada de registros, ya que las tablas se representan como hojas de cálculo y cuando el número de campos es elevado, añadir nuevos. registros, la tarea puede volverse tediosa.

Se recomienda, antes de abrir el programa y comenzar a crear tablas, consultas, formularios, etc., sentarse frente a la página y diseñar la estructura de la base de datos, es decir, crear una lista con todos los campos que queremos que tenga la tabla. . Siempre es mejor añadir otros que quedarse cortos, ya que, una vez creado el formulario, si nos falta algún campo, tendremos que fanfarronear para añadirlo y modificar el orden en el que se introducen los datos. no es un proceso complicado, pero si muy laborioso

Podemos crear tantas tablas como queramos, tablas para almacenar diferentes datos que luego podamos relacionar para hacer consultas y que estos, en base a los datos ingresados, muestren información de varias tablas. A diferencia de otras aplicaciones, en Access no tenemos que guardar continuamente para conservar los datos que introducimos en las tablas, ya que se guardan automáticamente.

Nada más ejecutar Access, la aplicación nos invita a crear una base de datos desde cero o utilizar alguna de las diferentes plantillas disponible. A diferencia de Word, Excel y plantillas de PowerPoint, las plantillas de Access solo nos permiten hacernos una idea de lo que podemos hacer con Access, ya que, para modificar una plantilla, es necesario tener experiencia con Access ya que no es un proceso sencillo y que, en muchas ocasiones, nunca va bien. Además, si queremos crear nuestra propia base de datos, es porque queremos crear en base a nuestras necesidades específicas. Antes de utilizar una base de datos genérica, podemos utilizar aplicaciones dedicadas a la gestión de colecciones. Ya que lo que queremos es crear una base de datos sin depender de ninguna plantilla, desde la página principal de Access, haga clic en en base de datos en blanco .

crear una tabla

Por defecto, en todas y cada una de las tablas que creamos en Access, el primer campo se denomina Id, campo que se rellena automáticamente empezando por el número 1 para el primer registro, 2 para el segundo registro, y así sucesivamente. El propósito de este campo es no crear dos registros idénticos en una tabla, ya que se considerarían duplicados.

Sin embargo, este registro no nos permite saber si hemos duplicado un registro, ya que ese número es diferente para cada uno. Si eliminamos ese campo, e introducimos los mismos datos de una película en un registro, Access nos informará que ese registro está duplicado, pero si mantenemos el primer campo, podremos crear registros duplicados ya que cada uno tendrá un número de registros diferentes, y, al realizar consultas, podemos obtener los mismos datos repetidos varias veces. Se recomienda el uso de Id en tablas, por examplea la hora de crear facturas, albaranes o cualquier otro tipo de registro donde debamos seguir una numeración correlativa.

Para empezar a crear campos, justo a la derecha del primero, Id, pulsamos en Click to add, seleccionamos el tipo de campo que queremos utilizar (texto, fecha, número…) y escribimos el nombre del campo.

Seguimos realizando el mismo proceso hasta completar todos los campos que queremos que formen parte de la tabla. Podemos crear tantos campos como queramos. No debemos preocuparnos si la fila es demasiado larga, ya que, al introducir datos, no tendremos que usar el ratón para desplazarnos.

Una vez que hemos creado todos los campos de la tabla, es el momento de añadir la información que queremos incluir. Para ello, desde la misma ventana en la que nos encontramos, debemos situar el ratón sobre el campo correspondiente y empezar a escribir. Para cambiar entre campos, podemos pulsar el botón Enter tecla o la tecla de tabulación.

Si introducimos textos muy largos, estos no se visualizarán completamente en los campos, siendo un problema a la hora de comprobar que todos los datos están correctamente escritos. La solución a este problema es crear formularios. Un Formulario, como mencionamos al principio de este tutorial, es la hermosa representación de la tabla, dándole a la tabla una interfaz de usuario amigable para que podamos ingresar datos de una manera más simple, como si fuera una aplicación. Pero antes debemos guardar la tabla que hemos creado y asignarle un nombre que nos permita identificarla más fácilmente si tenemos pensado crear tablas diferentes.

Para guardar la tabla, colocamos el mouse sobre la tabla donde hemos ingresado los datos, hacemos clic con el botón derecho del mouse y seleccionamos Guardar. Por defecto se muestra el nombre Table1, nombre que podemos cambiar por el que queramos. A continuación, debemos guardar la base de datos que estamos creando, una base de datos que estará compuesta por todas las tablas, consultas, formularios e informes que vayamos creando. Para guardar la base de datos, haga clic en Archivo y luego en Guardar como . En la columna de la derecha, seleccionamos la primera opción Base de datos de acceso (*.accdb).

hacer un formulario

Para crear un formulario a partir de la tabla que hemos creado, a partir de la tabla que hemos creado pulsa sobre la flecha que se muestra en la Todos los objetos sección y haga clic en formularios .

En la cinta, haga clic en Crear y luego en Asistente para formularios. A continuación, se desplegará una ventana donde, en primer lugar, debemos seleccionar la tabla que hemos creado desde el desplegable Tabla/Consultas. A continuación se mostrarán todos los campos que hemos creado, como queremos añadirlos todos, para no ir punto por uno pulsamos sobre el símbolo >> y Próximo .

En la siguiente ventana podemos establecer el diseño que queremos que tenga el formulario entre 4 opciones: columnas, tabular, hoja de datos o justificado. Al hacer clic en cada uno de ellos, nos mostrará cómo se distribuirán los datos en el formulario. En esto examplevamos a elegir la opción Justificado y hacemos clic Próximo .

Por último, debemos ingresar el nombre con el que queremos guardar el formulario y si queremos comenzar a ingresar información o modificar el diseño. Se recomienda seleccionar la primera opción para comprobar el diseño. Si no nos gusta, o el tamaño de los campos es demasiado pequeño, editaremos el diseño.

Como podemos ver en la siguiente imagen, ahora tenemos espacio más que suficiente para ver claramente todos los datos de los campos, por lo que no sería necesario modificar el tamaño de estos en el formulario.

Si no es así, podemos acceder a la vista de diseño, pulsar sobre el Vista ubicado en la esquina superior izquierda y seleccione el Diseño opción.

Para cambiar el tamaño de los campos, solo tenemos que seleccionarlos con el ratón y cambiar el tamaño. También podemos cambiar el color de fondo, añadir botones de función en el Encabezado, Detalle o Pie de página del formulario para abrir consultas que hayamos creado previamente, para close el formulario, abrir un formulario, generar un informe, salir de la aplicación…

Si no nos gusta el resultado del asistente, podemos probar los otros diseños de formulario disponibles o crear el formulario a partir de la tabla añadiendo los campos a mano y con el diseño que queramos. Este proceso es mucho más lento, pero nos permitirá crear el diseño que más nos guste. Para crear el formulario en blanco, en la cinta de opciones Crear, haga clic en Formulario en blanco y seleccione la tabla en la que desea crear el formulario.

¿Qué más podemos hacer con Access?

Una vez creada la tabla y el formulario basado en la tabla para ingresar los datos de una manera más sencilla, podemos crear consultas para filtrar el contenido. Con una consulta podemos encontrar todas las películas estrenadas en un año, las del mismo actor o director, las que están en formato DVD, las que hemos visto o nos quedan por ver, las que están en una determinada localización, si creemos una base de datos de nuestra colección de películas.

El resultado de las consultas tiene el mismo diseño que las tablas, ya que estamos aplicando un filtro. Evidentemente, este diseño no es ni intuitivo ni cómodo y mucho menos atractivo. La solución es generar informes basados en las consultas. Los informes son la representación bonita de las consultas, al igual que los formularios son la representación bonita de las tablas.

Si no queremos depender de Access una vez que hemos creado la base de datos como queremos, podemos crear una Archivo ejecutable para compartirlo con nuestros amigos, teniendo en cuenta que si queremos realizar algún cambio, tendremos que hacerlo en la base de datos y volver a crear el ejecutable, por lo que siempre que sea posible, se recomienda utilizar la base de datos de Access.