¿Cómo dividir la base de datos de Access con múltiples usuarios?

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El uso simultáneo de la base de datos de Access por parte de varios usuarios en una red puede ralentizar el rendimiento y aumentar el riesgo de corrupción de la base de datos. Sin embargo, dividir una base de datos en dos archivos: una base de datos de back-end y una base de datos de front-end, puede ayudar a mejorar el rendimiento y reducir la probabilidad de corrupción.

La base de datos de back-end contiene tablas, mientras que todos los demás objetos, como formularios, consultas, informes, etc., se almacenan en una base de datos de front-end. Por lo tanto, cada usuario obtiene una copia de front-end separada de la base de datos y envía o recibe datos de la base de datos de back-end vinculada. Analicemos en detalle los beneficios de dividir la base de datos de Microsoft Access.

Beneficios de dividir una base de datos de Access

  • Hace que la base de datos sea más rápida y eficiente: Cuando divide una base de datos, solo los datos se comparten a través de la red y todos los objetos de la base de datos se almacenan localmente. Dado que cada usuario puede acceder a la copia frontal, los usuarios pueden operar la base de datos de manera rápida y eficiente.
  • Los datos están más fácilmente disponibles: Como varios usuarios tienen su propia copia local de la base de datos front-end, pueden acceder a los datos en cualquier momento. Los usuarios pueden solicitar los objetos (informes, formularios, consultas, macros o módulos) desde el back-end cuando sea necesario.
  • Mayor fiabilidad: Si surge algún problema debido a la corrupción del archivo de la base de datos, solo se ve afectada la copia de la base de datos front-end que un usuario tenía abierta. Dado que un usuario utiliza tablas vinculadas para acceder a los datos de la base de datos de back-end, es menos probable que el archivo de la base de datos se dañe.
  • Aumentar la eficiencia: Administrar un solo archivo de base de datos de Access requiere coordinación y recursos específicos. Es más fácil mantener la base de datos.
  • Flexibilidad para acceder a los datos compartidos sin interferencias: Como cada usuario puede acceder a la copia local de la base de datos front-end, puede trabajar con los objetos de la base de datos sin interrumpir a otros usuarios. Además, puede crear una nueva versión de la base de datos de front-end y distribuirla sin interrumpir el acceso de los usuarios a la base de datos de back-end.

¿Cómo dividir la base de datos en Access?

Puede dividir la base de datos de Access utilizando el ‘Asistente de división de base de datos’ incorporado de Access. Pero antes de continuar, asegúrese de tener en cuenta lo siguiente:

  • Dividir una gran base de datos puede llevar tiempo. Entonces, para evitar que cualquier usuario use la base de datos mientras se está dividiendo, notifíqueselo de antemano. Si lo hace, ayudará a ahorrar tiempo, ya que los cambios realizados por el usuario no se reflejarán en la base de datos de back-end.
  • Asegúrese de que la versión de la base de datos de Access que desea dividir admita el formato de archivo de la base de datos de back-end. Por ejemplo, si su base de datos back-end tiene un formato de archivo ‘.accdb’, debe usar una versión de la base de datos de Access compatible con el formato de archivo ‘.accdb’.

Pasos para dividir la base de datos de acceso:

  • Haga una copia de la base de datos que desea dividir en el disco duro local de su computadora.
  • Inicie MS Access y abra la copia local del archivo de la base de datos, es decir, la base de datos frontal.
  • Hacer clic Herramientas de base de datos en el menú principal y luego haga clic en Base de datos de acceso en el grupo ‘Mover datos’.
  • Sobre el Divisor de base de datos cuadro de diálogo, haga clic en el Base de datos dividida botón.
  • Sobre el Crear base de datos de back-end ventana, especifique el nombre de su archivo de base de datos back-end y seleccione la ubicación donde desea guardarlo. A continuación, haga clic en Separar .

Nota: Debe usar el sufijo ‘_be’ en el nombre de la base de datos de back-end como lo sugiere Access. Esto conserva el nombre de la base de datos original como front-end y el sufijo _be ayuda a identificar la base de datos de back-end.

crear base de datos back-end

La base de datos está dividida. El archivo que ha seleccionado es la base de datos de front-end y la base de datos de back-end se almacena en la ubicación especificada.

Ultimas palabras

Dividir una base de datos de Access, compartida por varios usuarios a través de una red, ofrece varios beneficios, como un mayor rendimiento, disponibilidad de datos, flexibilidad, etc. Lo que es más importante, ayuda a reducir el riesgo de corrupción de la base de datos. Pero, si la corrupción aún ocurre y necesita restaurar su base de datos sin pérdida de datos, usar una herramienta de reparación de bases de datos de Access, como Stellar Repair for Access, puede ser útil.

Descarga gratuita para Windows

La herramienta de reparación de bases de datos ayuda a reparar los archivos .MDB/.ACCDB dañados y recuperar todos los objetos, como tablas, registros eliminados, formularios, informes, consultas, etc.

Aquí hay un video que explica cómo reparar una base de datos de Access dividida usando Stellar Repair for Access.


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