La educación financiera no es una palabra de moda. Sí, son dos palabras, en realidad. Pero ese no es el punto. En el mundo donde uno quiere tener éxito, la gestión de las finanzas es inevitable. Realmente no importa quién sea usted (propietario de un negocio, empleado de oficina o creador), una herramienta confiable para administrar gastos y facturas debe estar en su bolsillo. O, mejor, en tu Mac.

En este artículo, hablaremos sobre una forma sin papel de administrar las finanzas personales. Primero, todo lo sin papel está de moda. En segundo lugar, simplifica su vida y minimiza la posibilidad de que cometa un error en su contabilidad. Por último, casi nunca perderá un recibo si es digital.

Cómo elegir la mejor aplicación de rastreo y escáner de recibos

Los recibos en papel son como cuadernos escolares. Entiendes que los odias. Odias que estén en todas partes: en tus cajones, bolsillos y bolsos. Pero no puede deshacerse de ellos, porque podrían resultar valiosos en algún momento en el futuro. Aún así, la contabilidad en papel no es confiable. Un recibo se puede ahogar, quemar o perder. Una aplicación de escaneo y un rastreador de gastos pueden hacer un trabajo mucho mejor: es como si en lugar de llevar cuadernos, solo necesita un teléfono o una computadora.

Entonces, ¿qué te parece conseguir el mejor protector de recibos? Si bien el software del escáner de recibos viene en muchos sabores, primero decidamos el tipo de funcionalidad que estamos buscando. Estas son las características más comunes:

• Funcionalidad OCR. El Reconocimiento Óptico de Caracteres es la tecnología que permite convertir imágenes o texto escrito a mano en texto codificado por máquina. Básicamente, es cómo extrae datos de un recibo escaneado.

• Detección de duplicados . Si almacena varios recibos en un solo lugar, debe asegurarse de no agregar accidentalmente la misma factura dos veces.

• Importación sencilla . Puede almacenar facturas y recibos en diferentes formatos, por lo que es importante que su aplicación de recibos pueda procesar la importación de cada formato con la misma rapidez.

• Buscar y filtrar . Busque recibos por fecha, monto, título, etc. Si usa un rastreador de gastos para negocios y tiene muchos documentos almacenados en su dispositivo, puede ser útil clasificarlos en categorías separadas.

• Guardar en la nube . Claramente, las facturas y los recibos son el tipo de información confidencial que desea mantener protegida. Es por eso que recomendamos buscar escáneres de recibos que admitan la sincronización de iCloud o que le permitan guardar documentos en cualquier cuenta basada en la nube.

• Recordatorios . Por supuesto, esto es bueno tenerlo. Pero dado que muchas aplicaciones de seguimiento de recibos tienen esta funcionalidad, puede ser útil que lo sepas. Puede configurar notificaciones en su software para recordar cuándo vence el próximo pago. Especialmente si no está utilizando administradores de tareas, como Recordatorios, 2Do o Taskheat, esta función puede ser bastante útil.

Para ayudarlo a elegir lo que necesita, hemos revisado algunos de los organizadores y rastreadores de recibos mejor calificados a continuación. Debajo de las descripciones, encontrará información sobre si las herramientas son compatibles con las características antes mencionadas.

Si quieres la mejor aplicación de escáner para Mac

Recibos: el mejor escáner basado en OCR

Un ganador en términos de reconocimiento de recibos rápido y eficiente. Receipts lee sus documentos y, debemos estar de acuerdo, es un lector bastante bueno. La aplicación puede extraer datos clave como cantidad, fecha e información bancaria al instante. Y no termina ahí. Recibos le permite agregar información fiscal, convertir moneda e incluso admite el pago directo de facturas desde la aplicación.

Otro hecho increíble sobre Receipts es que aprende la lógica y se adapta rápidamente a su flujo de trabajo. Una vez que comprenda los tipos de documentos que administra, la aplicación asignará recibos automáticamente a categorías y contactos.

Precio : $54.95 o $9.99 por mes con la suscripción de Setapp.

Chronicle: el mejor rastreador de gastos y recordatorio de pago

Si está más interesado en el seguimiento de gastos y el pago de facturas a tiempo, debería probar Chronicle. Este es un asistente de gestión financiera completo. Puede crear facturas en la aplicación, establecer recordatorios y tener siempre una hermosa visualización de a dónde va su dinero. La aplicación también está disponible en iOS. Además, es compatible con la sincronización de iCloud, lo que elimina la necesidad de registrar datos por separado en cada dispositivo.

Precio : $19.99 o $9.99 por mes con la suscripción de Setapp.

Los mejores escáneres de recibos móviles para realizar un seguimiento de los gastos

Expensify para el seguimiento colaborativo de gastos

Expensify es una popular aplicación de escáner de recibos para iOS y Android que puede usar para ajustar, guardar y rastrear facturas. Es mayormente reconocido por el seguimiento de los gastos de una organización. Por ejemplo, Expensify tiene un flujo sencillo para enviar recibos para su aprobación y reembolso. Es especialmente útil para contadores y dueños de negocios que necesitan visibilidad sobre las finanzas de una empresa.

También funciona para uso individual, por ejemplo, si necesita tomar rápidamente una foto de un recibo y guardarlo en su teléfono.

Precio : De $4.99 a $9 por mes, dependiendo de la funcionalidad.

Caja de zapatos para informes contables

Puedes ser tu propio contador. En serio. Shoeboxed es la mejor aplicación de recibos si el alcance de su trabajo es demasiado pequeño para contratar a un contador real pero demasiado grande para administrarlo todo manualmente. No tiene características sofisticadas como el autoaprendizaje y su interfaz de usuario está lejos de ser perfecta. Por lo tanto, la aplicación no es una buena opción si necesita un rastreador de recibos sólido para necesidades personales. Sin embargo, funciona perfectamente bien para preparar informes listos para auditoría sobre los gastos de su organización.

Precio : Desde $29 al mes.

Resumamos brevemente todas las características que tienen las herramientas mencionadas:

Cuánto tiempo guardar los documentos financieros

Si la pregunta que le interesa no es “dónde” almacenar documentos financieros sino “durante cuánto tiempo”, no hay una respuesta fácil. La mayoría de los recursos le indicarán que conserve los recibos y los informes contables durante 3 años. Pero hay muchos matices involucrados.

Prepare un lugar seguro para guardar archivos

Lo primero es asegurarse de que el rastreador de presupuesto que usa tenga almacenamiento local confiable o le permita sincronizar datos con una cuenta en la nube. De esta manera, sus archivos estarán seguros durante cualquier período de tiempo. Para una capa adicional de seguridad, recomendamos crear una copia de seguridad de su disco, en caso de que almacene documentos financieros localmente. La máquina del tiempo nativa de Apple funcionará para el trabajo. Pero es una mejor idea crear un clon de arranque de su disco con Get Backup Pro; esto lo ayudará a recuperar los archivos en caso de que haya un bloqueo inesperado.

Si elimina accidentalmente documentos financieros, no entre en pánico. Hay una manera de revivirlos con Disk Drill, una poderosa aplicación de recuperación de datos para Mac. Esperamos que no tenga que usarlo, pero ser propietario de Disk Drill puede salvarle la vida, en serio.

Documentos que debes conservar para siempre

No debajo de tu cama. Hay documentos financieros específicos que siempre debe guardar en un lugar seguro. Al igual que su certificado de nacimiento o matrimonio. Si bien la mayoría de las personas guarda copias físicas de archivos importantes, el almacenamiento digital puede ser un plan de respaldo muy útil. Aquí hay una lista de todo lo que no debe deshacerse una vez que lo captura con un software de seguimiento:

• Registros de pago de hipoteca . Básicamente, cualquier cosa que certifique que ha pagado su hipoteca sobre la propiedad o el terreno no debería perderse. Cualquiera de estos documentos puede tener un impacto crucial una vez que necesite transferir la propiedad a otra persona, en los asuntos de compartir la propiedad, etc.
• información de contribución IRA . Este no es tan obvio, pero también debe tenerse en cuenta. Asegúrese de conservar los estados de cuenta de contribuciones de IRA para cualquier contribución no deducible. Esto le ayudará a certificar que ha pagado sus impuestos.
• Un deseo. Si es un documento escrito a mano, asegúrese de escanearlo con la mejor aplicación de escáner de recibos que use OCR.

Dependiendo de su trabajo y actividades, los otros documentos que quizás desee conservar indefinidamente incluyen registros de capital y acciones, declaraciones de corretaje, documentos de seguros, pagos de deudas, etc.

Plazos de seguimiento de gastos y recibos

Sin embargo, demasiado desorden no es bueno. Un buen rastreador de gastos lo manejará, pero necesitará un amplio almacenamiento y excelentes funciones de filtrado para mantener todos los documentos. Por eso es útil saber qué documentos se pueden eliminar y cuándo.

Documentos que deben conservarse durante 7 años

• Registros de impuestos sobre la nómina (de 4 a 7 años, según el país)
• Reclamaciones de pérdidas
• Ingresos no declarados > del 25 % de sus ingresos brutos
• Devoluciones y créditos de impuestos.

Documentos que deben conservarse durante 3 años

• Facturas médicas
• Pólizas de seguro que han sido canceladas
• registros de ventas de propiedades
• Registros del IRS sobre declaraciones de impuestos
• Estados de cuenta de tarjetas de crédito (si los necesita para deducciones de impuestos).

Documentos que se deben conservar durante 1 año

• Cualquier documento que pueda necesitar para disputar una transacción
• Cheques cancelados y registros de cheques de pago
• Estados de cuenta bancarios.

Uno o tres años, el primer paso para la seguridad financiera es obtener un rastreador de recibos confiable. Esto le ayudará a ver una imagen completa de adónde va el dinero. Para que no tengas que volver a sentirte un Lebowski nunca más.

Con suerte, esta guía lo ayudó a elegir la mejor solución para las necesidades individuales o comerciales. Nuestros favoritos personales son Recibos para escanear en Mac y Chronicle para el seguimiento de gastos, ambos disponibles en Setapp. Si necesita una aplicación de escáner de recibos fácil de usar para iOS o Android, Expensify es claramente el ganador. Entre todas las funciones que puede obtener en una aplicación de escaneo de recibos, no podemos enfatizar más el almacenamiento seguro. ¡Porque la seguridad es el único lado en el que debes estar!