En el pasado, las empresas pasaban innumerables horas actualizando y compartiendo conocimientos entre los empleados de forma manual. El almacenamiento de información y datos de conocimiento comercial en múltiples sistemas de archivo, en diferentes ubicaciones y en varias computadoras o dispositivos requería mucho tiempo, esfuerzo y recursos. Esto es especialmente cierto si algunos miembros del personal dejan la empresa, se jubilan o están de vacaciones y nadie puede acceder a los documentos existentes. Si continúa, puede afectar negativamente la eficiencia y la rentabilidad.
A muestra de estudio que solo el 50% de las empresas prosperan después de cinco años de operación, y alrededor del 33% llega a su décimo año. La mayoría de estas empresas fracasan por razones comunes, como problemas financieros y una mala planificación estratégica o marketing. Sin embargo, una de las causas principales y podría ser la fuente de todos estos desafíos es la incapacidad de crear y aprovechar la gestión del conocimiento empresarial de manera eficiente.
¿Qué es la Gestión del Conocimiento?
Como el nombre sugiere, conocimiento administrativo (KM) es un proceso que ayuda a almacenar, organizar y compartir el conocimiento corporativo. Permite a las empresas aprovechar la inteligencia colectiva de los miembros de su equipo, clientes y socios.
Sin el sistema KM adecuado, la operación de su negocio se vuelve ineficaz y no podrá ir en la dirección correcta ni avanzar. Esto se debe a que toda la información necesaria para tomar decisiones acertadas puede estar distribuida en muchos formatos y silos de datos, lo que dificulta que los equipos accedan a ella y la procesen. En pocas palabras, es un sistema que reduce el tiempo de búsqueda de información, mejora la colaboración y aumenta la productividad del equipo.
Ahora que ha aprendido la importancia del software KM, analicemos cómo elegir el mejor para sus necesidades.
Consejos para elegir el software de gestión del conocimiento adecuado
¿Sabía que las soluciones de gestión del conocimiento son cada vez más necesarias y populares para las empresas? De hecho, los expertos valoran su tamaño del mercado mundial para llegar a USD $ 58,81 mil millones para 2028 con una enorme tasa de crecimiento anual del 12,5% durante el período de análisis. Esta cifra indica la importancia de esta tecnología y cómo las empresas deben aprovecharla.
Para obtener el mejor valor por su inversión, estos son algunos consejos útiles que debe tener en cuenta al elegir el software de gestión del conocimiento adecuado:
- Analice y comprenda los requisitos de su negocio
Cada empresa es única y tiene necesidades diferentes. Antes de elegir cualquier solución KM, debe evaluar sus sistemas y procesos actuales. Esto incluye comprender los objetivos de su proyecto, su alcance y cómo encaja en la estrategia general de la empresa.
Para darle una idea, aquí hay algunas preguntas para reflexionar:
- ¿Cuáles son los objetivos organizacionales para la implementación de KM?
- ¿Quién utilizará el software y qué papel tendrá en su gestión?
- ¿Qué datos e información desea almacenar?
- ¿Comparte a menudo archivos y documentos con su equipo y clientes?
- ¿Qué tipo de niveles de permiso necesita?
- ¿Su negocio se está expandiendo o cambiando pronto?
Determinar y analizar los requisitos de su negocio lo ayudará a elegir el software KM adecuado. Después de todo, el objetivo es brindarle la solución más integral y eficiente, que debe adaptarse a su organización específica, y no al revés.
- Evaluar las características del sistema.
No hay dos tecnologías iguales. Si bien existen algunas similitudes, cada software de gestión del conocimiento ofrece características distintas. Compruebe sus funciones y capacidades para obtener el mejor valor por su dinero.
Un sistema KM confiable debe tener características como las siguientes:
- Gestión de documentos, control de versiones y colaboración
- Capacidades de búsqueda avanzada
- Flujos de trabajo personalizables o herramientas de automatización
- Informes y análisis
- Seguridad y control de acceso
Estas son algunas de las características esenciales que debe tener el software KM. Explore y evalúe la tecnología y vea si cumple con sus objetivos comerciales.
- Considere la escalabilidad y la configurabilidad
No es ningún secreto que los negocios cambian con el tiempo. A medida que crezca el suyo, también debería hacerlo el software que está utilizando. La elección de una tecnología de gestión del conocimiento no es una excepción, ya que las necesidades y los objetivos de su empresa evolucionarán a medida que avance. Por ejemplo, su campaña de marketing puede requerir estrategias y recursos adicionales. Deberá recopilar, almacenar y administrar datos de manera más eficiente a medida que recopile diferentes tácticas e información sugerida por su equipo y sus socios. Sin embargo, puede obstaculizar su progreso si su sistema no puede manejar el aumento de la carga de trabajo.
Dicho esto, busque software KM con factores de escalabilidad y configurabilidad. Esta característica puede ajustar el sistema según sea necesario para adaptarse o adaptarse a sus nuevos requisitos comerciales, sin importar la frecuencia con la que ocurran. Esto, a su vez, puede ayudarlo a minimizar los costos, ya que no tendrá que cambiar de una solución a otra.
- Comprobar la seguridad y el cumplimiento
A medida que el mundo moderno cambia cada vez más a lo digital, también aumenta el riesgo de filtraciones de datos u otras ciberamenazas. De hecho, 15 millones Los registros de datos comerciales se expusieron a nivel mundial en el tercer trimestre de 2022. Esta estadística demuestra la importancia de la protección de datos y cómo las empresas deben priorizar este asunto al elegir un sistema de gestión del conocimiento.
La tecnología de gestión del conocimiento y la infraestructura subyacente deben protegerse de acuerdo con los estándares de la industria para garantizar una seguridad óptima. Eso implica:
- Protocolos de almacenamiento seguro
- Sistema de deteccion de intrusos
- Algoritmos de cifrado
- Mecanismos de control de acceso
- Planes de recuperación ante desastres
Estas son solo algunas medidas de seguridad que deben implementarse en un sistema KM. Asegúrese de que cumplan con las normas y estándares de la industria, como HIPAA, GDPR, etc. Esto ayudará a su empresa a proteger los datos confidenciales de Ataques ciberneticos y evitar costosas multas o sanciones debido a políticas de seguridad laxas.
- Investigue la reputación del proveedor
Vale la pena enfatizar que no todos los proveedores brindan la misma calidad de servicio. Antes de decidirse por cualquier software de gestión del conocimiento, realice una investigación exhaustiva y descubra lo que otras empresas dicen sobre el proveedor de servicios.
Aquí hay una lista de verificación para ayudarlo:
- Lea reseñas de clientes, testimonios y estudios de casos.
- Pide recomendaciones a tus compañeros.
- Consultar por certificaciones o premios.
- Conocer los términos de su servicio, implementación y capacitación.
- Solicite una prueba o demostración gratuita.
- Revise los protocolos de seguridad del proveedor.
También es esencial tener en cuenta que un proveedor de confianza puede proporcionar más que una solución tecnológica. Además, deben ofrecer asistencia integral al cliente y mantenimiento continuo para las necesidades de su empresa. Por supuesto, la tecnología no es infalible y es inevitable experimentar problemas ocasionalmente. Cuando esto suceda, querrá un equipo de soporte que lo ayude a solucionar problemas, retomar el rumbo y abordar las inquietudes relacionadas.
Conclusión
Seleccionar el mejor sistema de gestión del conocimiento requiere una cuidadosa consideración y una evaluación adecuada. Con la tecnología adecuada, puede fomentar la colaboración y aumentar la productividad mientras mitiga los riesgos asociados con la seguridad de los datos. Deje que este innovador software de gestión del conocimiento haga el trabajo pesado por usted y su empresa, para que pueda concentrarse en tareas más apremiantes.
