Cómo explotar las reglas irregulares pero poderosas de Apple Mail para controlar su correo electrónico

Además de una falla que Apple sigue sin corregir, la aplicación de correo estándar en su Mac tiene excelentes formas de ayudarlo a administrar sus mensajes. AppleInsider soluciona la falla y examina el poder de automatizar su bandeja de entrada.

Te estás preguntando sobre la falla. Es esto: Apple Mail tiene herramientas realmente excelentes en la Mac para ayudarlo a manejar automáticamente su correo electrónico, pero solo están en su Mac. No están en iOS. Entonces, dado que Apple Mail intenta enviar correos electrónicos a todos sus dispositivos al mismo tiempo, puede configurar reglas en su Mac para eliminar o reenviar algunos. Simplemente los verías todos en tu iPhone antes de que Mail pudiera hacer algo por ti.

Sin embargo, eso no es todo. Si está utilizando una cuenta de correo electrónico de Apple, todo pasa por iCloud antes de llegar a sus dispositivos, por lo que tal vez pueda establecer reglas allí. Haga que iCloud se ocupe de las eliminaciones o el reenvío o las respuestas automáticas fuera de la oficina.

Puede. Sin embargo, en nuestra opinión, la falla es que las reglas que puede configurar en iCloud son tan limitadas que son close a inútiles, y simplemente no los usamos y simplemente no podemos recomendarte que lo hagas.

Sin embargo, puede solucionar esto un poco y, si lo hace, también puede usar las excelentes reglas de correo en su Mac para ayudarlo donde sea que esté.

Entonces, por ejemplo, puede decirle a Mail que envíe un mensaje automático de fuera de la oficina vagamente redactado si recibe un correo electrónico de alguien que no conoce. Al mismo tiempo, si ese correo electrónico proviene de su jefe, puede decirle a Mail que envíe un fuera de la oficina que incluya el número de teléfono de su hotel de vacaciones.

O puede hacer que Mail simplemente elimine todos los mensajes de su jefe, cuando esos mensajes también se envían en CCd a su asistente.

Tampoco es solo una herramienta de trabajo. Tienes a ese amigo que te gusta pero que sigue enviando GIF divertidos a todos. El correo puede ver si usted fue CCd o BCCd en su mensaje y, si lo fue, lo eliminó automáticamente. Puedes hacerlo. De hecho, hacemos esto.

Todo hecho de la misma manera

Haga lo que quiera hacer, primero abre Mail y luego elige preferencias y haga clic en Normas .

Obtiene una lista de todas las reglas que ha configurado. Hemos configurado muchas cosas para que nuestra pantalla de Reglas se vea así:

Cada uno es una regla separada y en realidad ninguno de estos está funcionando. Las hemos desactivado todas: para activar una regla, marca la casilla a la izquierda de su nombre. Una vez que haga eso, Mail aplicará esa regla a cada correo electrónico que reciba, hasta que lo apague.

Cada regla también funciona exactamente de la misma manera. Usted le dice a Mail qué buscar, como una dirección de correo electrónico en particular. Luego le dices qué hacer cuando lo detecta, como enviar una respuesta automática o reenviar el correo electrónico a otra persona.

Hacer clic Agregar regla y obtienes un cuadro de diálogo lleno de menús desplegables.

Este cuadro de diálogo consta realmente de dos secciones: la primera comienza con “Si se cumple alguna de las siguientes condiciones” y luego las opciones que incluyen “Desde”, etc.

Luego, debajo de eso, es donde le dices a Mail qué hacer.

Aquí está la misma pantalla configurada para buscar un correo electrónico de confirmación que recibimos de una compañía de trenes cada vez que compramos un boleto de tren. Cada vez que hacemos esto, enviamos esa confirmación a un servicio llamado TripIt que mantiene todos los detalles de nuestro viaje juntos en un itinerario.

Hacer clic OK y la regla se guarda. De ahora en adelante, la regla verificará cada mensaje a medida que llegue, pero es posible que ya tenga una pila de correos electrónicos en su bandeja de entrada. Un toque muy agradable es que Mail cree que creó esta regla ahora por una razón, por lo que ofrece ejecutarla en los mensajes de la bandeja de entrada existentes.

Otro toque pequeño pero agradable es que si selecciona un mensaje antes de iniciar una regla, Mail considera que ese correo electrónico es lo que desea tratar. Entonces, en lugar de tener que escribir la dirección de correo electrónico de la compañía de trenes, Apple Mail la muestra automáticamente.

Luego, lo que quieras, lo haces eligiendo de las listas desplegables. Ha visto cómo los usamos para esta regla, pero no ha visto lo completos que son.

Por lo tanto, configurar estas cosas es rápido y el resultado es que no tiene que lidiar con todos los correos electrónicos que recibe. En su lugar, puede hacer que Mail realice tareas repetitivas como reenviarlos o responder automáticamente cuando no esté.

Sin embargo, esta regla que hemos creado reenvía el correo electrónico y luego lo deja allí en nuestra bandeja de entrada para que podamos leerlo o eliminarlo.

Además, solo funciona con los correos electrónicos que llegan de esta compañía de trenes y también compramos boletos de avión.

Lo que realmente queremos es que esta regla reenvíe los correos electrónicos de viajes a TripIt y los marque como leídos para que no tengamos que mirarlos. También tenemos un buzón solo para boletos de viaje, por lo que sería bueno trasladar el mensaje allí. Me gusta esto:

Esta regla ahora hace todo lo que queremos. Simplemente agrega más cosas para que tenga cuidado y más acciones para que tome.

Para agregar cualquiera, haga clic en el signo más al final de la condición o la acción. No hay límite para el número que agregue y Mail los procesará todos en secuencia.

Sin embargo, tenga en cuenta el primer menú desplegable, el que comienza “Si se cumple alguna de las siguientes condiciones”. Ese menú desplegable en la palabra “cualquiera” le da la opción de esa palabra o “todos”.

En nuestro caso, queremos “cualquiera” seleccionado. Esto se debe a que se supone que la regla funciona cuando recibimos un correo electrónico de cualquiera de las compañías de viajes que hemos especificado.

Si, en cambio, quisiéramos deshacernos de nuestro amigo con los GIF, estableceríamos una regla para buscar “todas” las condiciones como esta:

Obstaculizado por Apple

Una vez que sabe que puede hacer esto, establece reglas para todo, y luego se detiene debido a las limitaciones.

Estas reglas funcionan de manera brillante, pero solo funcionan si su Mac está encendida. Entonces, si solo usa una MacBook Pro, las reglas solo se aplican cuando se sienta en algún lugar y abre la tapa.

En realidad, eso no es algo terrible: todavía funciona con las reglas, todavía se ocupa de los correos electrónicos. Es solo que habrás visto esos correos electrónicos llegar a tu teléfono. Esto significa que te distraes innecesariamente con correos electrónicos que en realidad no necesitas leer.

Peor aún, si los lee, se marcan como leídos y las reglas de correo solo funcionan en los mensajes no leídos a medida que llegan a su bandeja de entrada. Entonces puede configurar todo esto y anularlo solo porque vio los mensajes en su iPhone.

Las dos mejores soluciones para esto son tener una Mac funcionando las 24 horas del día, los 7 días de la semana en algún lugar y dejar de revisar su correo electrónico cada vez que le suena. Si puede hacer ambas cosas, cada vez que mire su correo electrónico, las reglas habrán funcionado y todo lo que queda son mensajes que necesitan su atención.

Si no puede hacer esto o la idea de dejar una Mac encendida de forma permanente le preocupa por razones ecológicas o de factura de electricidad, puede usar las reglas de correo de iCloud.

pero no lo harás

Has visto lo completas que son las reglas de Apple Mail en tu Mac. ahora ve a iCloud.com inicia sesión y elige Correo .

Busque el ícono de ajustes en la parte inferior izquierda de su pantalla y haga clic en él. En el breve menú que aparece, seleccione Normas .

Hasta ahora, todo parece muy similar, ya que ahora obtiene una lista de las reglas que ya ha creado. Sólo, haga clic en Agregar una regla y verás las limitaciones inmediatamente.

A la izquierda está casi todo lo que puede decirle a Mail que busque y a la derecha está todo lo que puede hacer que haga.

Por lo tanto, las reglas de iCloud Mail observarán los mensajes provenientes de una determinada persona o que tengan ciertas palabras en su asunto. Luego puede eliminarlos, reenviarlos y marcarlos como no leídos, pero eso es todo.

Es incluso menos de lo que cree, porque no puede tener más de una acción en respuesta a un correo electrónico. Esa regla TripIt nuestra simplemente no se puede hacer en iCloud Mail.

Esto es tan anémico que ignoraríamos por completo las reglas de correo de iCloud si no fuera por el hecho de que funcionan todo el tiempo. Funcionan tanto si tienes un Mac encendido como si no. Además, el trabajo en todos sus mensajes antes de que lleguen a sus dispositivos.

Esa es una característica muy poderosa, pero necesita tener las opciones muy poderosas del correo de Mac para que valga la pena usarla.

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