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Independientemente del tipo de trabajo que haga, ya sea construyendo casas o escribiendo software, sin duda ha enfrentado el desafío de administrar proyectos a tiempo y dentro del presupuesto.

Si bien hay muchas herramientas que lo ayudan a hacer realidad los proyectos, desde listas de tareas hasta aplicaciones de estilo calendario y software más complejo, solo hay un tipo de gráfico que incorpora todo lo que necesita saber sobre su proyecto a la vez: un diagrama de Gantt.

¿Qué es un diagrama de Gantt?

A primera vista, los diagramas de Gantt son simples: una serie de barras vinculadas que muestran un marco de tiempo.

La tarea A se ejecutará de lunes a miércoles, la tarea B de martes a miércoles y la tarea C de miércoles a viernes, todas las cuales se unen para llegar a la fecha límite final del viernes, cuando todo debería estar terminado. Fácil, ¿verdad?

Los diagramas de Gantt son esenciales para la planificación de proyectos exactamente porque hacen que las tareas sean simples y visuales, especialmente cuando hay varias personas trabajando en el mismo proyecto a la vez.

En cualquier proyecto, casi todas las tareas tienen relaciones lógicas: algunas tareas afectan a otras. En el lenguaje de gestión de proyectos, se denominan dependencias, y eso es exactamente lo que los diagramas de Gantt muestran tan bien para mantener a todos en la misma página. En general, hay cuatro tipos de dependencias a tener en cuenta:

• empezar a empezar : El sucesor no puede comenzar hasta que el predecesor haya comenzado
• Empezar a acabar : El predecesor no puede terminar hasta que el sucesor haya comenzado
• Terminar para comenzar : El sucesor no puede comenzar hasta que el predecesor haya terminado
• terminar para terminar : El sucesor no puede terminar hasta que el predecesor haya terminado

Las dependencias nos permiten demostrar dónde se ha descarrilado exactamente el proyecto o qué debe esperar hacer exactamente dentro de unas pocas semanas. Esto permite que los gerentes de proyecto y todos los demás involucrados se ajusten en consecuencia a medida que avanza el proyecto.

Funciones clave en cada diagrama de Gantt

Los diagramas de Gantt son principalmente atractivos por su simplicidad. Básicamente, son solo barras horizontales que indican la duración de cada tarea (con fechas límite) y demuestran las superposiciones esperadas. Hay tres características clave en cada diagrama de Gantt:

• Etiquetas que se organizan en cada barra para especificar lo que hay que hacer
• fechas que ayudan a controlar todos los plazos
• Tiempo actual que se representa como una sola línea vertical que se cruza y da una indicación visual de cuánto del proyecto se ha completado y cuánto queda

Pros y contras de los diagramas de Gantt

Si bien los proyectos de Gantt son cada vez más populares debido a su simplicidad visual, no son absolutamente perfectos para todo tipo de trabajo. Aquí hay un breve resumen de todas las ventajas y desventajas importantes para ayudarlo a decidir si necesita usar un creador de diagramas de Gantt para su próximo proyecto.

Ventajas del diagrama de Gantt:

• Los diagramas de Gantt son fáciles de monitorear y le brindan una idea instantánea de cómo le está yendo a su proyecto
• Cuando usa el software de diagrama de Gantt, puede cambiar cualquier entrada y ver cómo afecta todo su proyecto de inmediato.
• Los compromisos excesivos, las tareas duplicadas y los problemas de cronograma se descubren fácilmente

Contras del diagrama de Gantt:

• Es difícil comprender un gran proyecto de Gantt con cientos de dependencias para analizarlo correctamente.
• Si su creador de diagramas de Gantt no admite el ajuste automático de dependencias, cada cambio en la línea de tiempo llevará mucho tiempo para administrar
• En caso de que no corrija alguna parte del diagrama de Gantt, todo el proyecto rápidamente se vuelve poco confiable

Como puede ver, los diagramas de Gantt funcionan mejor para proyectos de tamaño pequeño a mediano con un puñado de miembros del equipo en lugar de proyectos complejos que requieren cientos de personas. Entonces, si ahora está pensando en probar la gestión de proyectos al estilo de Gantt, ¿qué creador de diagramas de Gantt debería usar?

El mejor software de gráficos de Gantt de la actualidad

La buena noticia es que comenzar con diagramas de Gantt hoy no es nada difícil. Hay una variedad de aplicaciones de alta calidad que lo ayudarán a crear y mantener su proyecto con poco o ningún esfuerzo de su parte. En términos de características imprescindibles, debería considerar la capacidad de asignar tareas a varios miembros del equipo, establecer fechas límite, usar plantillas y mover automáticamente el cronograma si se debe cambiar una de las entradas. Dicho esto, aquí están los mejores creadores de diagramas de Gantt en este momento.

Cómo hacer un diagrama de Gantt en Excel

Lo más probable es que probablemente esté suscrito a Microsoft Office 365 o tener una versión instalada de Excel en tu Mac. Tal ubicuidad es lo que a menudo hace Excel la primera opción cuando la gente busca software de diagramas de Gantt. Además, es una herramienta que no tienes que aprender desde cero.

En realidad Excel no es un creador de diagramas de Gantt, pero es lo suficientemente flexible como para convertirlo en uno. Al crear un diagrama de Gantt en un espacio vacío Excel hoja de cálculo sería demasiado lenta y laboriosa, puede elegir una plantilla de diagrama de Gantt ágil que ya incluye la mayoría de las fórmulas de Gantt para facilitarle la vida.

Aquí se explica cómo usar un diagrama de Gantt en Excel:

1. Elija un diagrama de Gantt ágil de plantillas preconfiguradas
2. Ajuste la descripción del hito, la categoría, el miembro del equipo, el progreso, la fecha de inicio y la cantidad de días requeridos en el lado izquierdo para ver los cambios reflejados automáticamente en el lado derecho. También puede cambiar objetivos, hitos y factores de riesgo.

Dado que la mayoría de la gente sabe cómo usar Excel, ajustar un diagrama de Gantt ocasional simple allí probablemente funcionará bien. Sin embargo, en realidad no puede ver ninguna advertencia sobre conflictos de programación, por examplepor lo que una vez que su proyecto se vuelva un poco complejo, será mejor que cambie al software de diagrama de Gantt real.

Cómo crear diagramas de Gantt con números

Si usa software de Mac y confía en Apple Numbers más que en Microsoft Exceltambién puede modificarlo para crear diagramas de Gantt simples para proyectos personales o de equipos pequeños.

Lamentablemente, Numbers no proporciona una plantilla de diagrama de Gantt en sus ajustes preestablecidos. Pero en lugar de pasar horas creando uno, puede encontrar algunos tipos diferentes en línea y ajustarlos según sea necesario. Incluso puedes usar un Excel one, ya que Numbers puede leer archivos .xlsx. Cualquiera que sea la plantilla que elija, asegúrese de que esté basada en fórmulas, para que pueda cambiar fácilmente las entradas a la izquierda (como en Excel) y obtenga automáticamente la salida adecuada a la derecha, sin ajustar las cosas manualmente.

similar a Excel sin embargo, a Numbers le va bien en proyectos pequeños, pero sería difícil de mantener incluso con algunas personas adicionales que realizan una docena de tareas simultáneamente. El consejo es, nuevamente, saltar al software de diagrama de Gantt adecuado.

Administre diagramas de Gantt con Merlin Project Express

Cuando se trata de software de diagrama de Gantt real, Merlin Project Express es uno de los más intuitivos que puede encontrar, perfecto para su primer proyecto de Gantt. He aquí cómo usarlo:

1. Simplemente abra Merlin Project Express para comenzar un nuevo diagrama de Gantt, ya sea desde cero o modificando una plantilla existente
2. Use un ícono más en la esquina superior izquierda para agregar tareas u objetivos al proyecto
3. Organice todas las tareas por números, especifique su duración y establezca plazos. Cree subtareas, si es necesario.
4. Asegúrese de completar el plan de su proyecto, los recursos disponibles y las etiquetas
5. Asigne sus tareas a usted y a su equipo en consecuencia

Merlin Project Express le permite realizar un seguimiento de sus proyectos fácilmente, controlar el presupuesto o los recursos disponibles, dividir el trabajo en las partes más pequeñas posibles y adjuntar cualquier recurso externo a sus tareas (por ejemplo, correos electrónicos, notas, imágenes). Tampoco tienes que aprender nada Excel fórmulas, la aplicación hará todos los cálculos por usted.

Trabaje con más diagramas de Gantt en SheetPlanner

Cuando un proyecto de Gantt no es suficiente, es posible que desee que su software de administración de proyectos tenga pestañas, como las de Excel. Eso es exactamente lo que te permite hacer SheetPlanner. Esta herramienta no solo permite abrir varios proyectos a la vez, sino que también combina un administrador de tareas, un calendario y un organizador de proyectos inteligente para que pueda abordar cualquier cosa que deba hacerse con facilidad.

Trabajar en un proyecto de Gantt con SheetPlanner es muy sencillo:

1. Abra una plantilla de diagrama de Gantt dentro de la aplicación
2. Ajuste las etiquetas y los plazos
3. Mueva las cosas según lo necesite, y todas las dependencias también cambiarán. Esto es como Excel con esteroides!

Cree poderosos diagramas de Gantt con Aeon Timeline

Una vez que se encuentra con un proyecto verdaderamente complejo, necesita un tipo especial de software de diagrama de Gantt que pueda manejar todos los matices involucrados.

Aeon Timeline es la elección perfecta. Sin importar cuán grande crezca su proyecto, puede usar esta aplicación para administrar los detalles más pequeños e incluso aplicar filtros para extraer solo la información que necesita. Las dependencias también se manejan de manera eficiente al poder asignar personas a cualquier tarea o subtarea directamente. Incluso puede importar sus archivos CSV existentes para completar la mayor parte de la información, así como exportar datos para incluirlos en sus presentaciones, por ejemplo. example.

Para comenzar con la línea de tiempo de Aeon:

1. Abra una de las muchas plantillas para ajustar dentro de la aplicación
2. Haga doble clic para crear nuevas tareas y complete toda la información requerida, desde fechas límite hasta notas especiales
3. Use el ícono de Entidades para agregar nuevas personas a su equipo y asignarles tareas

Cómo los proyectos de Gantt lo ayudarán a planificar el futuro

Se estima que el 37 % de los proyectos gestionados activamente fracasan, y la cifra aumenta al 60 % en el caso de los proyectos de TI. Una de las principales razones de esto es la “falta de funciones y responsabilidades claras”.

Los diagramas de Gantt no solo garantizan que se tenga en cuenta cada tarea, incluidos sus plazos, sino que también los asignan a personas que pueden ver el efecto que tiene el no completar la tarea a tiempo en el resto del proyecto.

Lo mejor de todo es que Merlin Project Express, SheetPlanner y Aeon Timeline están disponibles para usted de forma totalmente gratuita durante siete días con una prueba de Setapp, una plataforma con más de 200 aplicaciones de Mac con las mejores calificaciones que lo ayudarán a administrar todos los aspectos de su vida. Pruébelos todos hoy sin costo alguno e imagine cuán más productivos pueden ser sus días.