Cuando agrega comentarios a un Word documento, Excel hoja de cálculo o presentación de PowerPoint, Office 365 te permite mencionar a otro usuario usando el signo “@” (como la mayoría de las aplicaciones de chat). Esto es lo que Office 365 menciones son para y cómo usarlas de manera efectiva.

Las menciones solo tienen sentido cuando trabajas con otras personas, por lo que, aunque puedes usarlas con un Office 365 (O365), deberá agregar a otras personas a esa suscripción para que tengan mucho uso. Esto significa que las menciones tienden a ser más útiles dentro de una organización donde todos tienen una licencia de O365.

Nunca vas a usar Word, Excelo PowerPoint como aplicaciones de chat, pero eso no significa que quieras dejar el archivo que estás revisando para enviar un mensaje al autor. Anteriormente, podía agregar comentarios a un Office archivo para que cualquier otra persona con acceso a ese archivo pueda leerlo, pero eso depende de que ellos abran el archivo y lean los comentarios. Con las menciones, puedes enviar un mensaje a alguien de forma proactiva.

Ese mensaje puede ser una pregunta (“Sandra, ¿puedes confirmar que estas cifras son correctas?”), Una edición (“John, esta sección es demasiado prolija, puedes recortarla por favor”), o simplemente un comentario (“Jean , me encanta esta diapositiva, es realmente eficaz ”). Sea lo que sea, una mención enviará automáticamente a esa persona una alerta por correo electrónico con un enlace al comentario. ¡Ya no tendrá que esperar a que alguien abra el archivo “por si acaso” ha añadido un comentario!

Vamos a demostrar esto con Word, pero el proceso es exactamente el mismo en Excel y PowerPoint.

Seleccione el texto que desea comentar y luego haga clic en Insertar> Nuevo comentario (o haga clic con el botón derecho en el texto resaltado y seleccione “Nuevo comentario” en el menú contextual).

En el cuadro de comentarios que aparece, escriba “@” y el nombre de la persona que desea mencionar. Escriba el resto de su mensaje y luego haga clic en el botón “Publicar”.

Y eso es todo, has mencionado a alguien.

La persona que mencionaste recibirá una alerta por correo electrónico que muestra tu comentario, el texto que comentaste y un botón para llevarla directamente a tu comentario en el documento.

Las menciones en general trabajan en aplicaciones móviles, aplicaciones web y clientes de escritorio de Microsoft para Word, Excely PowerPoint.

La alerta de correo electrónico tiene una funcionalidad adicional que también mostrará cualquier hilo de comentarios, el contexto del documento circundante y le dará la capacidad de responder al comentario del correo electrónico.

Esta funcionalidad adicional está disponible en las aplicaciones móviles y aplicaciones web para Word, Excely PowerPoint, y el Excel cliente (versión 1911 o posterior para Windows, versión 16.31 o posterior para Mac). Alertas por correo electrónico del Word y las aplicaciones cliente de PowerPoint obtendrán esta funcionalidad adicional en algún momento de 2020.