Conteo de archivos por encima del límite en Sharepoint: cómo omitirlo

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¿Recibió el recuento de archivos por encima del límite del aviso de SharePoint? Esto es lo que debe saber.

SharePoint es una plataforma popular para la gestión de documentos y la colaboración. Sin embargo, tiene un límite incorporado en la cantidad de archivos almacenados en una sola carpeta.

Este límite puede ser un obstáculo importante para las organizaciones que necesitan almacenar grandes cantidades de datos.

Este artículo analizará cómo evitar el límite de recuento de archivos en SharePoint y almacenar más archivos en una sola carpeta.

¿Cuántos archivos puede tener en una carpeta de SharePoint?

El umbral de vista de lista de SharePoint determina la cantidad de archivos que se pueden almacenar en una sola carpeta de SharePoint. El umbral de vista de lista predeterminado es de 5000 elementos por vista, lo que significa que una sola carpeta puede contener hasta 5000 archivos.

Este umbral puede ser aumentado o disminuido por un administrador. Aún así, es fundamental tener en cuenta que aumentar el punto puede perjudicar el rendimiento de SharePoint. Es importante tener en cuenta que el umbral de vista de lista es un límite por vista, no por carpeta.

Por lo tanto, si tiene una carpeta con más de 5000 archivos, aún puede acceder a ellos creando múltiples vistas con diferentes filtros.

Sin embargo, usar este método es recomendable solo si tiene una necesidad específica. O bien, puede usarlos si conoce los riesgos que pueden traer con respecto al rendimiento y la gestión.

Además, debe considerar soluciones alternativas como archivar y almacenar documentos en una ubicación diferente si necesita almacenar grandes cantidades de archivos. Además, tenga en cuenta que esto es diferente de los problemas de sincronización de SharePoint.

¿Cómo supero el umbral del límite de elementos de SharePoint 5000?

1. Aumente el umbral de vista de lista

  1. Vaya a Administración central.
  2. Seleccione Administrar aplicaciones web en la opción Gestión de aplicaciones.
  3. Seleccione cualquiera de las aplicaciones web para las que necesita ajustar la lista.
  4. Haga clic en Configuración general y seleccione Limitación de recursos.
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  5. Por último, edite el límite al valor que desee y haga clic en OK .
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2. Usa carpetas

El uso de carpetas puede ayudarlo a superar el umbral del límite de elementos de SharePoint 5000 al permitirle organizar sus elementos en subconjuntos más pequeños y manejables.

Esto se puede hacer creando carpetas para diferentes departamentos, proyectos u otras agrupaciones lógicas de elementos y luego moviendo las cosas a las carpetas apropiadas.

Esto reducirá el número total de elementos en una sola lista o biblioteca. También le permitirá trabajar de manera más eficiente con sus datos.

Además, SharePoint permite filtrar, agrupar y ordenar los elementos según las columnas de metadatos, lo que le permite administrar su contenido de manera más efectiva.

Omitir el límite de conteo de archivos en SharePoint puede ser útil para las organizaciones que necesitan almacenar grandes cantidades de datos.

Sin embargo, es esencial recordar que existen límites en la cantidad de datos que se pueden almacenar en una sola carpeta y que se deben considerar otras limitaciones.

Siempre es una buena idea consultar con expertos de SharePoint o con el soporte de Microsoft para asegurarse de que su implementación sea segura, eficiente y cumpla con las regulaciones pertinentes.

En última instancia, es fundamental encontrar un equilibrio entre el almacenamiento de datos y el mantenimiento de la estabilidad y la seguridad de su entorno de SharePoint.

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