La vida te llega rápido. Ya sea que esté planeando un evento, preparándose para una presentación o simplemente apagando con diligencia los incendios de la vida diaria, puede ser difícil mantenerse al día si no tiene un plan general. Pero cuando tiene un enfoque estructurado para lo que sea que esté tratando, tiene muchas más posibilidades de tener éxito.

Hay un montón de sistemas por ahí, y todos tienen sus impulsores y sus críticos. Pero uno que ha encontrado favor en el mundo empresarial y personal por igual es la planificación estratégica.

¿Qué es la planificación estratégica?

La planificación estratégica fue pionera en la década de 1960 como un proceso de planificación empresarial, pero sus conocimientos también se aplican fuera de la sala de juntas. En su base, la planificación estratégica es un enfoque estructurado para lograr un objetivo basado en prioridades claras, buena información y una implementación efectiva. Es una perspectiva que desglosa tareas complejas, analiza lo que se necesita para lograrlas y luego sigue adelante.

El primer paso en la planificación estratégica es identificar una meta. Pero mientras que una perspectiva más entusiasta diría, “ahora ve a por ello con todo lo que tienes”, la planificación estratégica es más desapasionada. Hace una serie de preguntas aclaratorias para reducir las opciones y dividir el objetivo general en subtareas alcanzables. También se enfoca en desarrollar estructuras de rendición de cuentas, ya sea para individuos u organizaciones.

Para example, ¿qué debe hacer cada persona involucrada para lograr este objetivo? Responder preguntas aclaratorias anidadas como esa ayuda a identificar un enfoque que sea sostenible, replicable y confiable mientras sigue reaccionando a los comentarios.

Cómo desarrollar un plan estratégico.

En lugar de centrarnos en la teoría, veamos cómo aplicar la planificación estratégica en su propia vida y las herramientas que facilitarán la implementación de esos cambios.

1. Declaración de misión

Su primer paso en la planificación estratégica debe ser determinar su misión y sus principios. Esto puede parecer una obviedad, pero poner estas ideas abstractas en papel te obliga a enfrentarlas realmente. Una vez que están escritos en su documento de planificación estratégica, puede verificar cualquier decisión que tome contra ellos para asegurarse de que sean consistentes con sus valores fundamentales.

Este proceso a menudo requiere una gran cantidad de lluvia de ideas compleja. Una aplicación de mapas mentales como iThoughtsX le brinda un conjunto adecuado de herramientas para esbozar ideas interconectadas y compartirlas con sus colíderes.

2. Análisis FODA

El próximo paso es tomar una mirada honesta a su situación. Un análisis DAFO (Fortalezas, Debilidades, Oportunidades, Amenazas) lo desafía a darse crédito por lo que hace bien y confrontar honestamente sus vulnerabilidades. Este tipo de análisis es crucial, porque antes de que pueda llegar a donde se dirige, debe comprender su posición inicial en relación con la competencia.

Dependiendo de las personalidades involucradas, puede ser tentador descuidar una o más de las categorías de FODA. Para que usted y su equipo sean honestos en este paso crucial, use una aplicación de lista de verificación como Goodtask para asegurarse de dedicar el mismo tiempo a las ventajas y desventajas.

3. Metas a largo plazo

Es fundamental establecer un conjunto de objetivos generales a largo plazo. Estos son distintos de su declaración de misión porque, mientras su misión está en curso, sus objetivos deben ser ambiciosos pero alcanzables, algo en el rango de 1 a 2 años. Enumerar estos objetivos y clasificarlos en orden de prioridad lo ayudará a asignar sus recursos de manera efectiva.

4. Métricas clave

Además de la simple finalización de objetivos y tareas relacionadas, deberá decidir algunas medidas confiables de su propio progreso. De lo contrario, puede ser difícil saber si está trabajando de manera eficiente hacia sus objetivos o no.

En los negocios, estas métricas se denominan Indicadores clave de rendimiento o KPI, pero el concepto es útil en entornos no comerciales. Este paso le pide que determine cómo va a medir su éxito concretamente y que establezca expectativas sobre qué tipo de resultados harán que reevalúe su estrategia.

5. Activos

Determina cuáles son tus activos. Si está trabajando en un proyecto individual, estos probablemente serán sus habilidades, sus finanzas y algunos de sus contactos. Al liderar un equipo, esto puede incluir su presupuesto, instalaciones y las habilidades de los miembros de su equipo. Presentar una contabilidad honesta de sus recursos lo ayuda a desarrollar puntos de referencia y plazos realistas para lograr sus objetivos.

Cuando se trabaja con un equipo grande, la comunicación es crucial para usar sus habilidades de manera efectiva. Un organizador externo puede ayudarlo a crear filtros personalizados y agrupar remitentes y destinatarios, lo que puede ayudarlo a coordinar los recursos. Además, las aplicaciones para compartir archivos (Dropshare) mantendrán a su equipo en sintonía al darles acceso a los mismos documentos, incluidos los archivos que son demasiado grandes para enviarlos por correo electrónico.

6. Crea estrategias

El siguiente paso en cualquier plan estratégico es delinear las mejores formas de aplicar sus recursos a sus objetivos a corto y largo plazo. Este paso debe revisarse a intervalos regulares para asegurarse de que una estrategia de la semana pasada o el mes pasado sigue siendo el mejor uso de sus activos. También es importante que su estrategia sea consistente con su misión y valores declarados.

7. Implementar

Finalmente, una vez que finaliza su análisis estratégico, debe traducirse en elementos de acción concretos y comunicarse a todo su equipo. Tenga en cuenta que esta no es una calle de sentido único. La implementación es la verificación de la realidad contra sus mejores planes. Si un revés le muestra que, digamos, un activo no es tan confiable como pensaba, es hora de repensar las partes relevantes de su estrategia para reflejar esta nueva información.

La planificación estratégica no es una técnica única. Es un proceso continuo. Para aprovecharlo al máximo, deberá actualizar constantemente su plan y ajustar sus expectativas. Y con un socio como Setapp, tiene todas las herramientas que pueda necesitar a su alcance inmediato.