Pasar de Evernote a Google Keep Notes and Docs: mi experiencia

El mes pasado, escribí una publicación detallada explicando por qué moví todos mis datos y archivos de Dropbox a Google Drive. Esto es parte de mi esfuerzo continuo para mover todo a una sola plataforma. Mi idea es usar menos aplicaciones y extensiones/complementos a favor de la coherencia, la uniformidad y una mejor integración entre plataformas y UI.

Hoy compartiré mi experiencia al cambiar de Evernote a Google Keep (ahora llamado Keep Notes) y Docs. ¿Por qué elegí Google? La mayoría de los productos de Google son gratuitos o más baratos que los de la competencia. Además, Google es compatible con casi todas las plataformas principales.

Era un gran admirador de la aplicación de calendario Sunrise antes de que Microsoft la comprara y la cerrara. Utilicé la aplicación Newton para correos electrónicos y ahora es Apagando también. El destino de Evernote también está en juego, ya que la empresa ya ha perdió su CTO y CFO y se rumorea que está en una espiral descendente sin crecimiento en los últimos meses.

En tal escenario, tiene sentido actuar con rapidez y pasar a un conjunto de alternativas confiables. Así fue como empecé.

1. Evernote a Google Keep

Si bien Evernote ofrece la posibilidad de ver todos sus cuadernos y notas claramente en la barra lateral, Google Keep adopta un enfoque diferente.

Keep ofrece una interfaz sencilla. Sin embargo, no hay cuadernos ni sistema de jerarquía de archivos. En su lugar, puede crear notas que pueden codificarse por colores para una mejor presentación y organización.

Siempre me han gustado las aplicaciones visualmente atractivas y me alegró saber que ahora podía asignar un color a cada nota. Hace que la búsqueda de información sobre un proyecto o tema en particular sea mucho más rápida.

También me gusta la idea de que puedo convertir Keep en Google Docs desde la interfaz.

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Google Keep se basa en etiquetas y en la potente función de búsqueda de Google para ayudarlo a encontrar lo que busca en sus notas. Si está buscando una estructura de carpetas para dar sentido a sus notas e ideas, tendrá que buscar en Google Docs, pero hablaremos de eso más adelante.

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Keep permite que varios usuarios colaboren en una sola nota de forma gratuita, a diferencia de Evernote. Necesitas el plan Plus de Evernote para eso. Ahora puedo invitar a amigos a contribuir a una lista de tareas pendientes de todas las actividades en las que podemos participar en nuestros viajes por carretera.

Evernote me permitió anotar imágenes sobre la marcha. En Google Keep, puedo dibujar. Ya sea una nueva nota en blanco o una existente con una foto, puedo ser creativo aquí.

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¿Qué pasa con los usuarios comerciales que usan el chat de trabajo y la presentación de Evernote? Creo que Hangouts funcionará perfectamente bien en estas situaciones. Puede usarlo para chatear o hacer videollamadas durante las reuniones. En lugar de usar cuadernos y notas, ahora usará carpetas y archivos en Drive y notas en Keep.

En mi escritorio de Windows, estaba usando notas adhesivas para crear notas breves que podía eliminar más tarde en unos días. No había ninguna función de sincronización disponible. Google Keep también lo reemplazó.

Tiendo a olvidar las cosas que se supone que debo hacer cuando estoy fuera de casa. Keep me ayuda a anotarlos rápidamente. Creé una nota para imprimir tarjetas de visita en una imprenta local y agregué un recordatorio de ubicación. Cuando esté cerca, Keep me lo recordará. Con Evernote, solo podía crear recordatorios basados ​​en el tiempo.

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Un área donde Keep brilla sobre Evernote son las listas. En Keep, cuando creo una lista con varios elementos y los marco como hechos, cada entrada se mueve al final de la lista. Cuando comencé a escribir un elemento, Keep me recordó que ya estaba presente en la lista y me ayudó a evitar la duplicación. Esta característica está disponible en muchas aplicaciones de listas de tareas como Todoista.

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Una excelente example usar listas es crear una nota de lista de compras para su casa y compartirla con su cónyuge. Hace que sea fácil comprar comestibles y marcar artículos. Mi única queja es que no recibo una notificación cuando se marca algo de la lista.

Tanto Evernote como Keep me permiten capturar ideas mientras estoy en movimiento usando texto, imágenes y voz. Hablando de voz, Keep lo hace mejor que Evernote aquí. Todas las notas de voz se convertirán en texto y se guardarán en la misma nota para su posterior lectura.

Deficiencias de Keep

Aunque no todo es sol. Lo que no me gusta de Keep es cómo trata las notas y las listas por separado. Una nota puede ser una lista con casillas de verificación o una nota con texto, imagen y voz. No puede ser una mezcla de los dos. Eso es frustrante.

Si bien Notes es poderoso y sorprendente, no se integra con Google Calendar. Google Docs lo hace, ¿por qué no Google Keep? Envié un tweet al equipo y me pidieron que enviara una solicitud de función. Google también tiene una aplicación Task que no integra Keep.

En el lado positivo, pude instalarlo en todos los dispositivos que tengo, a diferencia de Evernote, donde en mi cuenta gratuita, estaba restringido a 2 dispositivos.

Al ser un producto de Google, Keep te sugerirá automáticamente frases cuando comiences a escribir, y si la entrada ya está en tu lista, te recordará lo mismo. A continuación, puede desmarcarlo.

Keep no admite texto enriquecido, lo que significa que no puedo usar negrita, cursiva ni ninguna otra señal visual para ayudarme a organizar mis pensamientos dentro de una nota como lo hice en Evernote.

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Una vez creé una nota muy larga pensando que sería fácil buscar texto dentro, pero me equivoqué. Si bien hay una función de búsqueda para buscar texto dentro de las notas, no hay forma de buscar dentro de una nota.

Durante mi investigación, descubrí que hay una límite de etiqueta de 99 en Mantener. Esto puede ser muy limitante si ha estado usando Keep durante mucho tiempo. La buena noticia es que el el límite de etiquetas anterior era 50 y parecía haber aumentado recientemente. A medida que aumenta la popularidad de la herramienta, tal vez Google revise su decisión. ¡Por otro lado, Evernote permite hasta 100,000 etiquetas!

Evernote también tiene algunas deficiencias. Como usuario gratuito, descubrí que no podía agregar varias imágenes en una sola nota debido al límite de 25 MB/nota.

Aquí hay un completo lista de todos los limites, en cuanto a la cuenta, para Evernote. Google necesita hacer una lista similar.

2. Evernote a Documentos de Google

Honestamente, voy a extrañar la función de cuaderno de Evernote, pero he encontrado una solución: Google Docs. Dentro de Google Drive, pude crear subcarpetas dentro de carpetas para almacenar mis documentos y archivos. Ahora puedo usar Drive y Docs para imitar la función de archivo de Evernote.

Si bien Evernote me permite profundizar solo dos niveles con su estructura de carpetas, no hay límite de cuán profundo puedo profundizar con las carpetas de Google Drive.

Todavía estoy en el proceso de transferencia de notas, pero así es como se ve en este momento. Tomará mejor forma con el tiempo. Lo estoy haciendo uno a la vez, pero hay formas de automatizar el proceso. Más sobre eso más adelante.

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Google Drive también me permite buscar dentro de documentos y archivos PDF de forma gratuita. Tanto Drive como Evernote son compatibles con OCR, y no necesita pagar por el primero como lo hace con Evernote.

Estoy usando Docs como un archivador para almacenar notas y archivos adjuntos que son más duraderos. Mientras tanto, uso Google Keep para notas breves que elimino con frecuencia. Mantener es mejor para notas de texto, imagen y audio.

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Es fácil convertir un documento de Google en Keep y viceversa. Útil para momentos en los que quiero almacenar una nota de Keep de forma permanente. Esta función no se encuentra en las versiones de iOS de estas aplicaciones. No estoy seguro de por qué se excluyó iOS, ya que hay tantas aplicaciones de Google disponibles en esa plataforma.

Evernote funciona como un archivador. Puede lograr resultados similares con Keep y Docs con la ayuda de Guardar en la extensión de Google Drive. Con eso, puede recortar páginas web en formato HTML o PDF. Al igual que Evernote, Google admite OCR y también puede buscar texto dentro de las imágenes.

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Las páginas web que solo necesito para referencia rápida, las guardo en Seguir usando esto Chrome extensión.

Google Docs también admite texto enriquecido que falta mucho en Keep. Puede crear enlaces a otros documentos y archivos dentro de Drive, de forma similar a como vincula otras notas/cuadernos en Evernote, pero no es posible hacer lo mismo en Keep. Eso hace que Docs sea aún más indispensable.

Tengo que aceptar que el uso de una combinación de Google Docs y Keep podría ponerme en una situación ocasional. La búsqueda de Google funciona por separado en Drive y Keep. Eso es porque Keep no es parte de Google Drive. Sin embargo, aplicaciones como Diapositivas y Hojas de cálculo son parte de Drive y también están vinculadas a Keep, lo que puede ser útil para tablas y presentaciones.

Si bien no estoy satisfecho con este arreglo, Keep es gratuito y viene con almacenamiento ilimitado que no cuenta para su almacenamiento gratuito de Google de 15 GB. Consulte nuestra guía de almacenamiento de Google Drive sobre lo que cuenta y lo que no.

3. Cómo transferir

Este es el mayor problema al que me he enfrentado hasta ahora. No hay forma de importar notas y archivos adjuntos de Evernote a Keep directamente. Les pido a todos que abran Keep y usen la opción de comentarios para enviar una solicitud de función de Evernote a Keep. Puedes hacerlo en el versión web solo, no en la aplicación de escritorio o móvil.

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Hay algunas soluciones que discutiré a continuación. Vea cuál se adapta a sus necesidades.

Cloud sede ofrece un servicio gratuito que hará una copia de seguridad de todas sus notas de Evernote en Google Drive de forma gratuita. Crearán un archivo HTML para cada nota. Ya sabemos que Drive integra Keep.

Ahora puede crear notas en Keep from Docs. La última parte puede ser un proceso tedioso, pero esa es la única alternativa disponible en este momento.

La segunda opción es copiar todo manualmente, una nota a la vez. Eso es lo que estoy haciendo, ya que me da más control sobre todos los aspectos del proceso y me permite hacer un poco de limpieza de la casa.

He borrado notas antiguas, incluso libretas enteras, que ya no necesitaba. Durante el proceso de transferencia manual y lento, me topé con notas olvidadas pero esenciales con fragmentos de información que ni siquiera recordaba.

Evernote a Google Keep y Documentos

Tengo más de 1000 notas en Evernote, pero ya no necesito más de la mitad. El proceso de cambiar notas de Evernote a Docs y Keep llevará tiempo, pero consolidará aún más mis datos y tendré dos lugares menos para buscar ideas, notas y archivos.

La combinación de Google Docs y Keep puede reemplazar a Evernote e incluso a una aplicación de lista de tareas, pero al precio de menos funciones. Entonces la pregunta es ¿qué necesitas? ¿Más funciones y más aplicaciones con archivos y datos dispersos por la web?

O, ¿puede hacerlo con menos funciones que ofrecen aplicaciones pero más estabilidad, coherencia entre plataformas y una mejor integración? Claro, es posible que tenga que tomar atajos en alguna parte, y depende totalmente de usted cuáles va a cortar.

El siguiente: ¿Quieres usar Google Drive como un profesional? Aquí hay 5 Chrome aplicaciones que te ayudarán a sacar el máximo partido a Google Drive.

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