Contenido

• ¿Por qué el archivo OST es más grande que el buzón?
• Problemas con Outlook debido a OST de gran tamaño
• ¿Cómo reducir el tamaño del archivo OST?
• Para concluir

La tabla de almacenamiento fuera de línea o OST es el Outlook Archivo de datos que es la copia exacta del buzón de correo de un usuario en Exchange Server que se almacena localmente en la PC/sistema. Este Outlook El archivo de datos (.ost) contiene todo el Outlook información del buzón desde el momento de la última sincronización con el servidor.

El archivo OST ayuda al usuario a trabajar sin conexión en caso de que Exchange Server no esté disponible.

Aunque el archivo OST es la réplica exacta del buzón del usuario, su tamaño no refleja realmente el tamaño del buzón. Además de los elementos del buzón, hay muchos otros elementos almacenados en el archivo que pueden ocupar más espacio. Los elementos almacenados en el archivo OST dependen de si está utilizando un servidor Exchange o una cuenta IMAP.

Nota: si estás usando Outlook 2013 o una versión superior, el tamaño de su archivo OST también puede ser menor que el del buzón. Esto es porque Outlook la versión 2013 y superior comprime algunos flujos de texto específicos mientras los almacena en el Outlook Archivo de datos (.ost).

¿Por qué el archivo OST es más grande que el buzón?

Los siguientes son algunos elementos comunes que se guardan en el archivo OST de la cuenta del servidor de Exchange, lo que puede resultar en una Tamaño de archivo OST más grande que el buzón :

• Elementos del buzón como correo electrónico, calendario, tareas, carpetas de diario, contactos, notas, etc.
• Los elementos ocultos y otros gastos generales se encuentran en el archivo PST.
• Carpetas públicas que agrega el usuario como favoritas.
• Carpetas compartidas de buzones de correo adicionales, que se han conectado a la cuenta del servidor de Exchange.
• En Outlook 2016, cuando se conecta a Exchange Server, hay dos modos de conectividad: modo de intercambio en caché y modo en línea. Con el modo de intercambio en caché (una configuración predeterminada para los usuarios), Outlook 2016 no depende de una conectividad de red constante para acceder a la información de los usuarios. Sin embargo, Outlook necesita comunicarse directamente con el servidor de Exchange para realizar ciertas operaciones, incluso cuando está configurado en el modo de intercambio en caché. Estas operaciones funcionan con carpetas compartidas que no estaban disponibles sin conexión, configurando/cambiando/cancelando Fuera deOffice mensaje, accediendo a carpetas públicas que no estaban disponibles sin conexión, editando reglas y recuperando derechos a un mensaje protegido por derechos, y recuperando Sugerencias de política, Sugerencias de correo e información de disponibilidad. si estás usando Outlook 2016 con el modo de intercambio en caché, se debe tener en cuenta que los archivos OST de los usuarios, almacenados localmente, pueden ser entre un 50 y un 80 por ciento más grandes que el tamaño del buzón. Con el modo de intercambio en caché, el formato que Outlook Los usos de 2016 para guardar datos localmente son menos eficientes en cuanto al espacio en comparación con el formato de archivo de datos del servidor.

Problemas con Outlook debido a OST de gran tamaño

Debido a un archivo OST de gran tamaño, es posible que enfrente los siguientes problemas con su Outlook:

• Outlook puede fallar al abrir o cargar el documento del archivo OST
• El problema al agregar datos al archivo OST existente
• Outlook La aplicación puede hacer una pausa o detenerse abruptamente
• Pueden aparecer mensajes de error durante el proceso de sincronización
• Error al solucionar el problema de sincronización

¿Cómo reducir el tamaño del archivo OST?

Puedes usar OutlookLa herramienta integrada de limpieza de buzones para ver el tamaño del buzón y las diferentes carpetas. Esta utilidad integrada puede ayudarlo a buscar mensajes grandes o antiguos que desee eliminar o exportar a un archivo PST.

A menudo, la razón principal de un buzón de correo de gran tamaño es una carpeta grande de “Elementos eliminados”. La herramienta Limpieza del buzón ofrece una opción para ver el tamaño de la carpeta Elementos eliminados y vaciar la carpeta.

Además de vaciar los elementos eliminados de su buzón, existen varias formas de reducir el tamaño del archivo OST. Puedes probar los siguientes métodos:

Método 1: Compacte el archivo OST para reducir su tamaño

Cuando elimina elementos de Outlook, no reduce el tamaño del archivo OST. El espacio, desde donde se eliminaron los elementos, se convierte en un “espacio en blanco”, que no almacena nada.

Al compactar el archivo OST, puede optimizar el proceso de almacenamiento de archivos, sin espacios en blanco. Cabe señalar que no hay pérdida de datos si compacta el archivo OST. Puede compactar el archivo fácilmente desde la opción dada en Outlook ajustes.

Método 2: Recreación del archivo OST

Después de realizar una limpieza importante del buzón, tiene la opción de dejar que el Outlook aplicación recrear el Outlook Archivo de datos (.ost) sin compactarlo o puede esperar a la compresión automática. También puede volver a crear el archivo OST manualmente.

Para hacer esto, lea Cómo recrear un archivo OST en Microsoft Outlook 2007/ 2010/ 2013/ 2016.

Método 3: aplicar filtros de sincronización

En varias circunstancias, donde existe la participación de carpetas compartidas, es habitual encontrar los elementos recientes en esas carpetas y no en otras. Si tiene algunas carpetas muy grandes, hay una opción para establecer filtros de sincronización. Esto determina qué elementos se sincronizan y guardan en el archivo OST, ya que almacena en caché solo los elementos recibidos recientemente en función del conjunto de filtros, como los elementos recibidos la última semana/mes o cualquier otra fecha especificada.

Los filtros de sincronización pueden ayudar a reducir considerablemente los elementos almacenados en caché y el tamaño del archivo OST.

Método 4: aplique el control deslizante de sincronización para reducir el tamaño de OST

En Outlook 2013 y versiones posteriores, hay una función ‘Configuración del control deslizante de sincronización’ que solo almacena en caché los correos electrónicos más recientes, como de 1 mes, 3 meses, 6 meses o 1 año, en lugar del buzón completo.

si estás usando Outlook 2013 o versión superior, puede utilizar este Outlook función para almacenar en caché los últimos elementos de correo electrónico y reducir el Outlook Tamaño del archivo de datos (.ost).

Puede encontrar el Control deslizante de sincronización en su Outlook haciendo lo siguiente: Archivo ->Configuración de la cuenta->Configuración de la cuenta…-> haga clic en Correo electrónico-> haga doble clic en su cuenta de correo electrónico de Exchange.

Leer más, ¿Cuál es el Outlook ¿Control deslizante de sincronización en modo caché?

Nota: En Outlook 2013, el Control deslizante de sincronización solo se puede aplicar a su propio buzón (es decir, el buzón principal que está vinculado a la cuenta de Exchange). No se aplica al almacenamiento en caché de ninguna carpeta compartida adicional. Sin embargo, en Outlook 2016, 2019, y Office 365, el control deslizante de sincronización también se puede aplicar a todas las carpetas de correo.

Método 5: deshabilite el almacenamiento en caché de carpetas compartidas

Si no desea ningún acceso sin conexión a sus carpetas compartidas y no accede a estas carpetas con regularidad, puede optar por deshabilitar la opción de almacenar en caché las carpetas compartidas. Además, también puede elegir la opción de no almacenar en caché las carpetas de correo compartidas. Esto puede ayudar a reducir el tamaño del archivo OST.

Método 6: reduzca el tamaño del archivo OST al deshabilitar el almacenamiento en caché de los favoritos de las carpetas públicas

Si el tamaño de OST es más grande que el buzón, también puede intentar deshabilitar el almacenamiento en caché de los favoritos de carpetas públicas. Para esto, puede elegir la opción de deshabilitar el almacenamiento en caché de los favoritos de las carpetas públicas, al igual que las carpetas compartidas.

Método 7: intente eliminar algunos favoritos de las carpetas públicas

Si no desea deshabilitar por completo el almacenamiento en caché de los favoritos de las carpetas públicas, puede elegir la opción para eliminar solo algunos favoritos de las carpetas públicas. Además, puede seleccionar solo unas pocas subcarpetas en lugar de reducir el volumen de datos que se almacena en caché.

Método 8: aplicar políticas de archivo para reducir el tamaño del buzón

Para mejorar el rendimiento y reducir el tamaño del buzón, puede mover automáticamente los correos electrónicos del buzón principal al buzón de archivo mediante las Políticas de archivo de Exchange.

Cuando aplica las políticas de archivo al buzón de correo de un usuario, los mensajes del buzón de correo principal se mueven automáticamente al buzón de correo de archivo después de un período de tiempo establecido. Puede aplicar políticas de archivo creando etiquetas de retención que utilicen la acción de retención “Mover a archivo”.

Para concluir

microsoft Outlook buzón aumenta a medida que recibe correos electrónicos y crea elementos, lo que hace que el Archivo OST más grande que el buzón . Sin embargo, si observa el tamaño del archivo OST, encontrará que en realidad no representa el tamaño del buzón, sino que también almacena muchos otros elementos. Esto puede hacer que el archivo OST sea más grande que el buzón.

Un OST más grande o de gran tamaño puede crear problemas en Outlook rendimiento o es propenso a la corrupción y otros problemas. Puede reducir el tamaño del archivo OST siguiendo los métodos que se indican en la publicación.

En caso de que el archivo OST sea demasiado grande, es mejor hacer una copia de seguridad y guardar el archivo en formato PST. Puede convertir OST a PST, ya que se puede mover fácilmente a otras ubicaciones de almacenamiento e importar a cualquier otro Outlook cuenta.

para convertir un OST de gran tamaño archivo a PST, necesita un herramienta especializada de conversión de OST a PST como Convertidor estelar para OST .

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