如何在 Office 365 中應用共享郵箱保留策略

如果你想知道如何應用共享郵箱保留策略在 Office 365 中,然後閱讀這篇文章。 保留政策是保留標籤的集合定義文件夾和單個項目(如電子郵件和語音郵件)在存檔或永久刪除之前如何保留在 Office 365 的共享郵箱中。 出於合規原因,許多商業組織需要主動保留其郵箱內容。 保留政策有助於管理與可能導致法律糾紛的數據丟失相關的風險。

如何在 Office 365 中應用共享郵箱保留策略

若要將保留策略應用於共享郵箱,您必須創建保留標記和新的保留策略,將標記附加到策略,然後將策略應用於共享郵箱。

這就是你可以在 Office 365 中應用共享郵箱保留策略:

  1. 登錄到 Exchange 管理中心。
  2. 創建個人保留標籤。
  3. 創建新的保留策略。
  4. 將個人標籤附加到保留策略中。
  5. 將保留策略應用於共享郵箱。

讓我們詳細看看這個。

1] 登錄到 Exchange 管理中心

使用您的管理員憑據登錄到 Exchange 管理中心 (https://outlook.office365.com/ecp)。

建議:在私人/隱身模式下使用瀏覽器訪問您的 Exchange 管理員帳戶。 這將防止瀏覽器在被定向到該站點時自動選擇您當前的憑據。

2]創建個人保留標籤

保留標籤可以是以下之一 類型:

  1. 默認政策標籤(DPT):自動應用於整個郵箱。
  2. 保留政策標籤(RPT):自動應用於默認文件夾(收件箱、已發送郵件等),以及
  3. 個人禮儀– 由用戶手動應用於單個項目和文件夾。

使用個人標籤,您可以創建默認策略標籤或保留策略標籤的例外。 例如,如果 DPT 說要在 5 年內刪除所有項目,您可以使用個人標籤為“通知”創建例外以在 7 天內刪除。

要創建個人標籤,請按照以下說明操作:

  1. 點擊合規管理在 Exchange 管理中心儀表板的左窗格中。
  2. 然後點擊保留標籤頁面頂部的選項卡。
  3. 您將看到現有保留標籤的列表。 點擊加號 (+)此列表頂部的圖標。
  4. 選擇用戶應用於項目和文件夾(個人)在出現的下拉列表中。
  5. 進入姓名,拿著動作,保留期對於標籤上的用戶應用於項目和文件夾的新標籤(個人)窗戶。
  6. 點擊存錢按鈕。

同樣,您可以創建更多標籤以附加到您的共享郵箱策略。

Microsoft Office 和 Microsoft 365 有什麼區別?

3]創建新的保留策略

  1. 前往保留政策 標籤出現在合規性管理頁面的頂部。 您將看到現有政策的列表。
  2. 點擊加號 (+)圖標以創建新策略。
  3. 輸入合適的姓名為了政治。
  4. 將一個或多個標籤附加到策略(如下一節所述)。
  5. 點擊存錢按鈕。

在 Windows 11/10 上安裝組策略管理控制台。

4]在保留政策上附加個人標籤

  1. 在保留策略窗口中,單擊加號 (+) 圖標。 這將打開一個選擇保留標籤窗口,顯示可用標籤列表。
  2. 選擇您創建的個人標籤並單擊添加按鈕。
  3. 然後點擊好的按鈕。

5]將保留策略應用於共享郵箱。

  1. 在您的 Exchange 管理員帳戶的左側面板中,單擊收件人.
  2. 然後點擊共享選項卡在頂部。 您將看到現有的列表共享郵箱.
  3. 雙擊在您要應用該策略的共享郵箱上。
  4. 點擊郵箱功能在左窗格中。
  5. 使用保留政策落下。
  6. 點擊存錢按鈕。

年級:

  1. 只有管​​理員可以創建保留策略並將其應用於 Office 365 中的共享郵箱。
  2. 郵箱必須至少有 10MB 的數據才能應用保留策略。
  3. 保留政策通常最多需要 7 天才能生效。
  4. 您可以創建一個或多個保留標籤,但一次只能將一個保留策略應用於一個郵箱。 因此,將要應用於郵箱的所有標籤鏈接到一個保留策略。

是的。您可以使用以下方法將保留策略應用於共享郵箱郵箱功能選項。 這可以通過雙擊下面的共享郵箱找到共享上的選項卡收件人股票市場管理中心部分。 請注意,一次只能將一個策略應用於一個郵箱。 因此,您必須將所有必要的標籤鏈接到您應用於郵箱的單個策略。

如何更改 Office 365 中的默認保留策略?

默認保留策略,也稱為郵件記錄管理 (MRM) 策略,是自動應用於 Office 365 中的新郵箱的默認策略標籤的集合。如果您具有管理員權限,則可以更改此策略。 為此,請登錄您的中央 Exchange 管理員帳戶並導航至合規管理>保留政策 .然後選擇默認 MRM 策略然後單擊保留策略列表頂部顯示的編輯(鉛筆)圖標。 進行所需的更改並單擊存錢按鈕。

如何在 Office 365 郵箱中應用保留策略?

您可以將保留策略應用於 Office 365 中的單個郵箱或多個郵箱使用交換管理中心. 要將保留策略應用於單個郵箱,請轉到收件人 > 郵箱. 然後選擇需要的郵箱,點擊編輯頂部的圖標。 點擊郵箱 特徵在左邊。 使用可用的下拉菜單選擇保留策略,然後單擊存錢按鈕。 要將保留策略應用於多個郵箱,請選擇多個郵箱改變任何一個控制扳手。 然後選擇更多選項 > 保留政策 > 更新. 在此之後,在中選擇所需的策略批量分配保留政策然後點擊存錢按鈕。

接下來閱讀:如何在 Windows 11/10 中重置和修復 Office 應用程序。

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