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無論您從事何種工作，無論是建造房屋還是編寫軟件，您無疑都面臨著按時按預算管理項目的挑戰。
雖然有許多工具可以幫助您使項目栩栩如生，從任務列表到日曆樣式的應用程序再到更複雜的軟件，但只有一種圖表可以同時包含您需要了解的有關項目的所有信息：甘特圖。 .
什麼是甘特圖？
乍一看，甘特圖很簡單：一系列顯示時間範圍的鏈接條。
任務 A 將從周一到週三運行，任務 B 從周二到週三運行，任務 C 從周三到週五運行，所有這些都將在周五的最後期限之前完成，屆時所有事情都應該完成。 容易，對吧？
甘特圖對於項目規劃至關重要，因為它們使任務變得簡單和直觀，尤其是當多人同時處理同一個項目時。
在任何項目中，幾乎所有任務都具有邏輯關係：一些任務會影響其他任務。 在項目管理術語中，它們被稱為依賴關係，而這正是甘特圖很好地顯示了讓每個人都在同一頁上的內容。 通常，需要考慮四種類型的依賴關係：
- 開始開始: 在前任開始之前，後任不能開始
- 開始到結束: 在後繼者開始之前前任者無法完成
- 完成開始: 在前任完成之前，後繼者無法開始
- 完成完成：在前任終止之前，繼任者不能終止
依賴關係使我們能夠展示項目究竟在哪裡偏離了軌道，或者你應該期望從現在開始的幾週內做什麼。 這允許項目經理和其他相關人員隨著項目的進展進行相應的調整。
每個甘特圖的主要功能
甘特圖的主要吸引力在於其簡單性。 基本上，它們只是水平條，指示每個任務的持續時間（帶有截止日期）並展示預期的重疊。 每個甘特圖都具有三個關鍵特徵：
- 標籤排列在每個欄中以指定需要完成的操作
- 日期有助於控制所有截止日期
- 當前時間它表示為一條垂直交叉線，可以直觀地指示項目完成了多少，還剩下多少
甘特圖的優缺點
雖然甘特圖項目因其視覺上的簡單性而變得越來越流行，但它們並非絕對適合所有類型的工作。 以下是所有重要優缺點的簡要概述，可幫助您決定是否需要在下一個項目中使用甘特圖製作工具。
甘特圖的優點：
- 甘特圖易於監控，讓您即時了解項目的進展情況
- 當您使用甘特圖軟件時，您可以更改任何輸入並立即查看它如何影響您的整個項目。
- 很容易發現過度承諾、重複任務和進度問題
甘特圖缺點：
- 很難理解具有數百個依賴關係的大型甘特圖項目以正確分析它。
- 如果您的甘特圖製作器不支持自動依賴性調整，則每次時間線更改都將花費很長時間來管理
- 如果您不修復甘特圖的任何部分，整個項目很快就會變得不可靠。
如您所見，甘特圖最適合具有少數團隊成員的中小型項目，而不是需要數百人的複雜項目。 因此，如果您現在正在考慮嘗試甘特式項目管理，您應該使用哪種甘特圖製作工具？
當今最好的甘特圖軟件
好消息是今天開始使用甘特圖一點也不難。 有多種高質量的應用程序可以幫助您創建和維護您的項目，而您幾乎不需要付出任何努力。 就必備功能而言，您應該考慮將任務分配給多個團隊成員、設置截止日期、使用模板以及在需要更改其中一個輸入時自動移動計劃的能力。 話雖如此，這裡是目前最好的甘特圖製作者。
如何在Excel中製作甘特圖
很有可能，您可能訂閱了 Microsoft Office 365 或在您的 Mac 上安裝了 Excel 版本。當人們搜索甘特圖軟件時，這種無處不在的情況常常使 Excel 成為首選。 此外，它是一種您不必從頭學習的工具。
Excel 實際上不是甘特圖製作工具，但它足夠靈活，可以成為甘特圖製作工具。 當在空的 Excel 電子表格中創建甘特圖太費時費力時，您可以選擇一個已經包含大部分甘特公式的活潑的甘特圖模板，讓您的生活更輕鬆。
以下是在 Excel 中使用甘特圖的方法：
- 從預配置模板中選擇靈活的甘特圖
- 調整左側的里程碑描述、類別、團隊成員、進度、開始日期和所需天數，以查看您的更改自動反映在右側。 您還可以更改目標、里程碑和風險因素。
由於大多數人都知道如何使用 Excel，因此偶爾在其中放置一個簡單的甘特圖可能會很好。 但是，您實際上看不到任何有關計劃衝突的警告，例如，所以一旦您的項目變得有點複雜，您最好切換到實際的甘特圖軟件。
如何用數字創建甘特圖
如果你使用 Mac 軟件並且依賴 Apple Numbers 而不是 Microsoft Excel，你也可以修改它來為個人或小型團隊項目創建簡單的甘特圖。
不幸的是，Numbers 沒有在其預設中提供甘特圖模板。 但與其花費數小時創建一個，您可以在線找到幾種不同的類型並根據需要進行調整。 您甚至可以使用 Excel，因為 Numbers 可以讀取 .xlsx 文件。 無論您選擇哪個模板，請確保它是基於公式的，這樣您就可以輕鬆更改左側的輸入（就像在 Excel 中一樣）並自動在右側獲得正確的輸出，而無需手動調整。
然而，與 Excel 類似，Numbers 在小型項目上表現出色，但即使有幾個額外的人同時執行十幾個任務也很難維護。 再次，建議是使用正確的甘特圖軟件。
使用 Merlin Project Express 管理甘特圖
對於實際的甘特圖軟件，Merlin Project Express 是您能找到的最直觀的軟件之一，非常適合您的第一個甘特圖項目。 下面是如何使用它：
- 只需打開 Merlin Project Express 即可從頭開始或通過修改現有模板來創建新的甘特圖。
- 使用左上角的加號圖標向項目添加任務或目標
- 按編號組織所有任務，指定它們的持續時間並設置截止日期。 如有必要，創建子任務。
- 請務必填寫您的項目計劃、可用資源和標籤
- 將您的任務相應地分配給您自己和您的團隊
Merlin Project Express 允許您輕鬆跟踪您的項目、控制預算或可用資源、將工作分解成盡可能小的部分並將任何外部資源附加到您的任務（例如電子郵件、筆記、圖像）。 您也不必學習任何 Excel 公式，該應用程序將為您完成所有計算。
在 SheetPlanner 中使用更多甘特圖
當甘特圖項目不夠用時，您可能希望項目管理軟件具有選項卡，就像 Excel 中的選項卡一樣。 這正是 SheetPlanner 可以讓您做到的。 此工具不僅允許您一次打開多個項目，而且還結合了任務管理器、日曆和智能項目管理器，因此您可以輕鬆處理任何需要完成的事情。
使用 SheetPlanner 處理甘特圖項目非常簡單：
- 在應用程序中打開甘特圖模板
- 調整標籤和截止日期
- 根據需要移動事物，所有依賴項也會發生變化。 這就像類固醇的 Excel！
使用 Aeon Timeline 創建強大的甘特圖
一旦遇到真正複雜的項目，您就需要一種特殊類型的甘特圖軟件來處理所有涉及的細微差別。
Aeon Timeline 是您的最佳選擇。 無論您的項目有多大，您都可以使用此應用程序來管理最小的細節，甚至可以應用過濾器來僅提取您需要的信息。 通過能夠直接將人員分配給任何任務或子任務，也可以有效地處理依賴關係。 例如，您甚至可以導入現有的 CSV 文件以填寫大部分信息，以及導出數據以包含在您的演示文稿中。 例子。
要開始使用 Aeon 時間軸：
- 打開眾多模板之一以在應用程序內進行調整
- 雙擊以創建新任務並填寫所有必需的信息，從截止日期到特殊說明
- 使用實體圖標將新人添加到您的團隊並為他們分配任務
甘特圖項目將如何幫助您規劃未來
據估計，主動管理的項目中有 37% 失敗了，對於 IT 項目，這個數字上升到 60%。 造成這種情況的主要原因之一是“缺乏明確的角色和責任”。
甘特圖不僅確保每項任務都得到說明，包括其最後期限，而且還將它們分配給可以看到未按時完成任務對項目其餘部分的影響的人員。
最重要的是，Merlin Project Express、SheetPlanner 和 Aeon Timeline 可通過 Setapp 試用版免費提供 7 天，該平台擁有 200 多個頂級 Mac 應用程序，可幫助您管理生活的各個方面。 今天免費試用所有這些，想像一下您的日子會變得多麼富有成效。
