概括：電子郵件監控是實現網絡衛生的最重要步驟之一，可保護組織免受內部或外部惡意活動引起的任何意外事件的影響。 在這裡，我們提供了有效的電子郵件監控策略的指南。 我們還分享了我們對電子郵件監控政策合法性的看法。 它還指定了 eDiscovery 電子郵件調查工具的功能，例如支持多個電子郵件平台和消息視圖的 Stellar Email Forensic。
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員工通過公司提供的電子郵件帳戶發送或接收的電子郵件通常不被視為私人電子郵件。 為了公司的利益，雇主有權監控這些電子郵件。 電子郵件監控還有助於企業防止數據洩露、竊取商業機密或任何其他惡意活動。 在這篇文章中，我們詳細討論了電子郵件監控、其合法性以及製定電子郵件監控政策時需要考慮的事項。
什麼是電子郵件監控？
電子郵件監控對於保護您的企業免受由於員工的惡意活動或網絡釣魚、垃圾郵件等外部攻擊而可能發生的任何不利事件的影響非常重要。 以下是可能需要您實施員工電子郵件監控措施的一些可能原因。 反而：
- 監控員工的官方電子郵件可確保員工有效地利用公司時間。 它還將通過檢查員工之間的內部電子郵件通信來幫助您了解一般的工作環境。 這可以幫助您相應地評估公司政策。
- 員工經常被委託保管敏感的商業數據，例如商業秘密、商業賬戶、知識產權等。 但是，您組織中的不法分子可能會破壞此類數據。 通過主動監控公司電子郵件，您可以及早發現潛在威脅並防止損害。
- 來自惡意/垃圾郵件發件人的電子郵件可能會帶來網絡釣魚攻擊、惡意軟件感染、社會工程詐騙等威脅。 通過監控傳入的電子郵件，可以仔細檢查可疑郵件以及時遏制潛在威脅。
電子郵件監控的合法性
一般而言，雇主有權監控其僱員發送或接收的工作電子郵件。 美國法律規定，員工在公司係統上發送或接收的任何電子郵件都是雇主的財產，公司可以隨時對其進行審查。 其他國家也有類似的法律，授權雇主監控僱員的電子郵件。 不過，在您的公司政策文件中提及電子郵件監控是個好主意。 提前告知員工該政策將阻止他們將公司電子郵件帳戶用於其預期目的以外的目的。
有效電子郵件控制政策指南
儘管作為雇主，您擁有閱讀員工電子郵件的合法權利，但仍建議您制定有效的電子郵件政策。 以下是有效監控電子郵件的一些準則：
- 向所有員工明確表示，公司電子郵件帳戶僅用於商業目的，所有發送和接收的電子郵件都是公司的財產。
- 明確定義電子郵件通信規則，以最大限度地降低網絡釣魚攻擊等威脅的風險。 這些可能包括在共享公司機密信息和文件時加密電子郵件，避免點擊可疑的電子郵件鏈接等。
- 制定電子郵件保留指南，例如員工應保留哪些電子郵件、保留多長時間以及通過什麼流程。
- 定義可以對不遵守準則的員工採取的措施。
- 為了最大限度地提高公司核心網絡的安全性，在外圍網絡中部署 SMTP 服務器並監控所有傳入和傳出的電子郵件。 您還可以為惡意軟件、網絡釣魚攻擊、垃圾郵件等設置掃描服務。 在這些服務器上。
- 對公司郵箱啟用郵箱審計，以跟踪和記錄郵箱所有者在登錄時所做的所有操作。 如果發生安全威脅或數據洩露以進行調查，可以訪問這些文件。
- 在監控和過濾公司電子郵件的同時，積極尋找電子郵件威脅的常見跡象。 例如，網絡釣魚攻擊的一些常見跡象包括域名拼寫錯誤、合法鏈接與虛假鏈接混合等。
即使您實施了電子郵件監控流程，您也可能會遇到數據洩露、網絡釣魚攻擊或由於未經授權的電子郵件發送而導致的數據洩露。 在這種情況下，您應該徹底調查員工的所有電子郵件以找出罪魁禍首。 為此，您可以藉助專門的電子郵件調查工具，例如 Stellar Email Forensic。 這種先進的電子郵件解析器軟件支持多種電子郵件平台和消息視圖。 您可以使用該軟件輕鬆搜索特定電子郵件布爾搜索和正則表達式搜索功能 您還可以使用該工具恢復已刪除的電子郵件，並使用書籤、標籤和日誌等功能進行調查案例管理。 此外，您可以創建詳細的案例報告，必要時可以在法庭上作為證據出示。 該軟件還可以自動計算所有郵箱數據中單個電子郵件的 MD5 和 SHA1 哈希值。
